Як планувати свою роботу

Час - один з найбільш важливих ресурсів ділової людини. Від уміння правильно користуватися їм залежать ваші реальні успіхи на трудовому поприщі, а також заробітна плата. Спробуйте протягом декількох робочих днів фіксувати все, що відбувається з вами на службі, на що і скільки витрачається часу. Намагайтеся сприймати все, як є, не оцінюючи те, що відбувається. Так ви зможете проаналізувати, скільки годин і хвилин йде на виконання конкретних справ, скільки і чому - втрачається даремно. Підсумком ваших спостережень має стати набуття і відстеження 90% витрат робочого часу в звичному режимі. Після цього можна братися за складання плану. Використовуйте щоденник, органайзер або комп`ютер.

Почніть з короткострокового планування, тобто з того, що потрібно зробити в один робочий день. Робочий час також можна розділити на окремі фрагменти. Зазвичай трудова діяльність до обіду відрізняється від післяобіднього робочого часу. Постарайтеся врахувати, що працездатність кожної людини схильна до певних коливань і залежить від його типу: «жайворонок» або «сова». Рекомендується працювати з урахуванням власного добового ритму.

Всі справи в щоденному списку повинні мати градацію за ступенем важливості. По можливості об`єднуйте невеликі однорідні завдання в робочі блоки. Безперервність процесу дозволить заощадити час. Як правило, пік працездатності припадає на першу половину дня. Тому заплануйте на цей час рішення складних завдань. Свіжі сили краще витрачати на виконання більш важливих справ, не відкладаючи їх на вечір. Другу половину дня використовуйте для рутинної роботи.

Пам`ятайте, що відпочинок - невід`ємна частина робочого процесу, а не окреме від роботи час. Кращий відпочинок на роботі - зміна діяльності. Через кожні 1,5 години роботи передбачте короткі паузи по 10 хвилин для кава-брейку, розминки або гімнастики.

В кінці робочого дня залишайте час для підбиття підсумків і складання або коригування плану на наступний день. Контролюйте час і результати своєї роботи, тобто порівнюйте намічене з реально виконаним. Перевіряйте ще щоденні плани з точки зору встановлення нових пріоритетів.

навчившись складати план роботи на один день, спробуйте накидати список зразкових справ на тиждень, місяць. Ви зможете щодня коригувати його залежно від обставин. Але основні моменти будуть вами систематизовані і враховані. Як вважає фахівець по самоменеджменту Л. Зайверт: «Той, хто регулярно протягом 10 хвилин готує свій робочий день, економить до двох годин часу і гарантовано краще справляється зі справами».