Особова картка працівника. Правила заповнення бланка

Організація обліку персоналу

На кожному підприємстві в обов`язковому порядку є кадрова служба. В обов`язки її співробітників входить облік персоналу компанії, а також ведення кадрового документообігу. Кожен громадянин при прийомі на роботу зобов`язаний надати певний комплект документів, на підставі яких фахівець відділу кадрів матиме можливість заповнити необхідні форми для формування особової справи майбутнього співробітника. Однією з таких стандартних форм є особиста картка працівника. Бланк її було затверджено Постановою №1 від 05 січня 2004 року Держкомстату Росії. З тих пір його зовнішній вигляд і зміст не змінювалися. У додатку до Постанови цей документ отримав назву «Типова форма № П-2». Картки попереднього зразка зберігають свою юридичну силу і не підлягають заміні. Особова картка працівника містить у собі 11 розділів, обов`язкових для заповнення. Вона за правилами зберігається окремо від особової справи, але містить в собі всю основну інформацію про співробітника. Перший розділ включає паспортні дані, загальні відомості про освіту, сімейний стан і трудовий стаж. Другий присвячений військовому обліку. Розділи з третього по шостий фіксують дані про професійну діяльність співробітника на даному підприємстві. Сьомий містить інформацію про заохочення за хорошу роботу із зазначенням підстави (що підтверджує документи). Восьмий розділ дає повну розкладку про відпустки, наданих співробітнику за весь період роботи на даному підприємстві. У дев`ятому мова йде про соціальні пільги, а десятий містить додаткові відомості, необхідні для підтвердження деяких професійних навичок. Закінчується особиста картка працівника розділом 11, де вказується причина розірвання трудового договору (Контракту) і наказ, який підтверджує цей факт. В самому кінці бланка ставиться підпис спеціаліста відділу кадрів і звільненого співробітника. Особова картка працівника зберігається в архіві протягом 75 років з дня звільнення людини.

Строгий облік бланків

картка Т 2 Кожна картка Т-2, заведена на новоприйнятого працівника, підлягає обов`язковій реєстрації. На кожному підприємстві є спеціальний «Журнал обліку» затвердженого зразка. Він містить 11 граф, які заповнюються відповідальним працівником кадрової служби:

Порядковий номер запису.
Дата оформлення картки.
П.І.Б. працівника.
Табельний номер. Якщо працівник оформлений як внутрішній сумісник, то йому присвоюється ще один додатковий номер.
Посада.
Підрозділ.
Дата і номер трудового договору (контракту).
Номер і дата наказу про прийом на роботу.
ІПН.
СНІЛС.
Номер і дата наказу про звільнення.

зауваження

«Журнал» обов`язково повинен бути пронумерований, прошнурований і затверджений. Після закінчення цей документ здається в архів і зберігається там 75 років разом з іншими кадровими документами.

Необхідність переоформлення бланків

особова картка працівника форма Т 2 До вступу в силу Постанови № 1 від 5 січня 2004 р кадрові фахівці користувалися іншими бланками для обліку даних про співробітників. У ході були уніфіковані форми, затверджені Постановою № 71а від 30 жовтня 1997 року. Потім Постановою № 26 від 06 квітня 2001 року бланки були змінені. Щоб уникнути проблем з кадровим обліком на підприємствах Урядом країни було прийнято рішення не змінювати документи, оформлені раніше. Особова картка працівника (форма Т-2 останнього зразка) застосовується тільки для новоприйнятих працівників. Виняток можуть становити лише ті випадки, коли документ став непридатним, і використання в ньому зафіксованої інформації не надається можливим. Закон ніяк не регламентує порядок дії в цьому випадку. Найпростіший варіант - це скласти новий документ і зберігати його разом зі старим. Для підтвердження достовірності попередньо можна видати наказ по підприємству із зазначенням причин подібної заміни. Нова картка не стане вважатися «копією» або «дублікатом», так як записи в ній триватимуть до моменту звільнення співробітника.