Як скласти особисту справу

Формування особової справи починається з оформлення документів, які фіксують процес прийому співробітника на роботу. Тобто в справі повинні знаходитися копії всіх необхідних для здійснення трудової діяльності документів:
-копія паспорта-
-копія свідоцтва про постановку на облік в податковому органі-
-копія страхового свідоцтва державного пенсійного фонду-
-копія диплома (свідоцтва) про образованіі-
-копія військового квитка (для відповідної категорії працівників).

Поряд з перерахованими документами на початку особової справи повинні знаходитися:
-автобіографія або резюме-
-рекомендаційні листи або характеристика (якщо такі є).

Далі особиста справа доповнюється копіями документів, виданих безпосередньо на самому підприємстві. До них відносять наказ про прийом співробітника на роботу, трудової договір (Може бути включений до особової справи або зберігатися окремо), особовий листок з обліку кадрів, іменна посадова інструкція (якщо мається).

У міру здійснення працівником трудової діяльності особиста справа доповнюється копіями наказів про переміщення, заохочення працівника, документами, що характеризують ділові та особисті якості співробітника (характеристики, атестаційні листи). Крім іншого, в справу включаються документи, що підтверджують зміни анкетному-біографічних даних працівника.

Всі документи в особовій справі повинні бути розташовані в хронологічному порядку і внесені у внутрішній опис документів справи. Так як особисті справи мають тривалий термін зберігання, в них не включаються документи, що мають тимчасові терміни зберігання (до 10 років). До таких документів можуть бути віднесені довідки про стан здоров`я або довідки з місця проживання. Всі особисті справи реєструються в журналі обліку особистих справ.