Секрети управління часом

Головним помічником стане щоденник, завдяки якому не потрібно тримати в голові інформацію про важливі справи, зустрічах і завданнях. Головне - привчитися щовечора складати розклад на наступний день. При цьому залиште приблизно 40% робочого часу на рішення незапланованих питань, інакше ризикуєте замість плідної роботи отримати стрес і незадоволеність результатом.

Порядок на столі - порядок в голові. Необхідність здобувати потрібні речі з купи паперів і папок на столі негативно впливає на швидкість і продуктивність роботи. Наведіть порядок, визначивши для кожної дрібниці місце, а непотрібне відправте у відро для сміття.

Вирушаючи на зустріч, до фахівця або в будь-яке установа, не забудьте попередньо зателефонувати і дізнатися графік прийому та години роботи. Таким чином вбережете себе від марної трати часу, стомлюючого очікування під дверима кабінету і великих черг.

Якщо занадто часто відволікаєтеся на те, щоб перевірити пошту або вхідні повідомлення в соціальних мережах, вимкніть інтернет до того часу, поки не виконаєте заплановані справи. Якщо ж доступ необхідний для роботи, заблокуйте сайти, які віднімають дорогоцінний час.

Заздалегідь готуйте до телефонних розмов: напишіть перелік запитань і тез, які збираєтеся обговорити, покладіть поруч необхідні документи. Намагайтеся не робити важливі дзвінки на початку робочого дня і в самому кінці, в цей час ризикуєте не застати абонента на місці.

Щоб не витрачати час, знову і знову намагаючись додзвонитися по потрібному номеру, залиште повідомлення на автовідповідачі з проханням передзвонити. Не забудьте вказати ім`я, посаду та назву організації, яку представляєте.

Починайте день з «жаби». Цим словом в тайм-менеджменті позначають невеликі, але не дуже приємні справи, до яких ніколи не доходять руки. Кілька «жаб», невиконаних вчасно, можуть призвести до авралу. Тому кожен день вибирайте одне неприємне справу і робіть відразу, не відкладаючи. Це задасть потрібний ритм робочому процесу.