Як провести наукову конференцію

Сформулюйте проблему, яка буде обговорюватися на конференції. Це формулювання цілком може стати і назвою всього заходу. Тема повинна охоплювати досить широке коло питань, але в той же час не бути занадто загальною. Наприклад, назва "Ядерна енергетика" не дуже підходить, навіть якщо будуть дійсно обговорюватися питання, що стосуються цієї галузі. А ось "Використання реакторів нового типу" або "Атомні станції і екологія" підійдуть цілком.

Створіть оргкомітет і розподіліть функції між його членами. дуже корисно скласти приблизний список того, що має бути зроблено, і визначити відповідальних. Голова координує роботу. На цьому ж етапі необхідно узгодити, на яких умовах працює сам комітет і ті співробітники, які будуть зайняті на конференції, будуть вони отримувати оплату або ви привернете волонтерів.

Дуже важливий момент - фінансування. Залучити можна бюджетні та спонсорські кошти, гранти. Можливі змішані варіанти, в тому числі і використання коштів самих учасників.

Вирішіть, кого ви запросите на наукову конференцію. Сформулюйте вимоги до доповідей та тез. Уточніть термін, до якого їх необхідно представити. Визначте зразкову кількість доповідачів і слухачів.

Розробіть план наукової конференції. Як правило, це одне-два пленарних засідання на початку і в кінці, заняття по секціях. Можуть бути й інші варіанти. Дуже важливо, щоб учасники мали можливість обмінятися думками. Орендуйте зал потрібної місткості.

Дізнайтеся, яким обладнанням розпорядженні зал і яке буде потрібно докупити. Сучасна наукова конференція неможлива без технічних засобів. Швидше за все, вам будуть потрібні додаткове мультимедійне обладнання, яке можна розмістити не тільки в залі, але і в тих приміщеннях, де будуть проходити пленарні засідання.

Визначтеся з програмою. У ній повинно бути чітко зазначено час, коли починається кожен доповідь. Робота самої конференції може будуватися по-різному, але учасники повинні чітко знати, у скільки доповідач почне розповідати про те, що їм цікаво. Між доповідями можуть бути проміжки, у слухачів повинна бути можливість вільно переміщатися з однієї секції в іншу і обмінюватися враженнями.

Замовте в друкарні брошури з тезами доповідей і програму. В організації, яка займається малої поліграфією, замовте бейджики. На бейджі повинні бути прізвище і ініціали учасника, назва організації, яку він представляє. У деяких випадках доречно помістити там і назва конференції.

Замовте сувенірну продукцію. Це може бути, наприклад, папка з програмою конференції, тезами доповідей і якимось сувенірним виданням. До неї можна прикласти блокнот і ручку з відповідним логотипом. Можливі й інші набори сувенірів, в залежності від спрямованості наукової конференції та фінансових можливостей організаторів. Але в будь-якому випадку те, що ви будете вручати учасникам і гостям в якості сувенірів, має відповідати тематиці.

Якщо конференція багатоденна, не забудьте про розміщення учасників. Номери краще забронювати заздалегідь. Вирішіть, на яких умовах ви їх будете знімати. Можлива оплата як з коштів оргкомітету, так і самими учасниками. Це повинно бути обумовлено в запрошенні.

Подбайте про те, де будуть харчуватися учасники і на яких умовах. Крім їдальні, де ваші гості будуть снідати, обідати і вечеряти, необхідно передбачити перерви і між доповідями, організувавши кави-брейк.

Дуже добре, якщо є можливість зняти для конференції весь готель або комфортабельну базу відпочинку. В цьому випадку ви відразу орендуєте номера, конференц-зал і кілька приміщень, де можна організувати роботу секцій, а також ресторан або кафе.