Як проводити засідання

Підберіть приміщення в залежності від заявленої кількості учасників. така форма ділового спілкування передбачає необхідність тісних контактів між учасниками, тому їх треба розмістити так, щоб всі вони могли вільно обмінюватися думками один з одним. Ідеальний варіант - «круглий стіл», але цілком хороший і той, коли учасники сидять за столами, розставленими по периметру приміщення, обличчям один до одного. Якщо їх не дуже багато, то розсадити їх можна і за одним недовгим прямокутним столом.

Дізнайтеся тему засідання, список учасників, обдзвоните кожного і поцікавтеся, чи потрібна буде якась оргтехніка при проведенні засідання. Іноді на такого роду зборах учасники роблять презентації і доповіді. У цьому випадку приміщення необхідно забезпечити достатньою кількістю розеток, комп`ютером, проекційним екраном.

Подбайте про те, щоб на столах було все необхідне - склянки й пляшки з мінеральною водою, ручки і листи паперу. Навіть якщо всі учасники зборів - чоловіки, не варто ставити на столи попільнички, щоб не страждали ті, хто не курить.

Обміркуйте питання, які будуть включені до порядку денного засідання. Вони повинні бути такими, які вирішити в робочому порядку не представляється можливим. Продумайте оптимальний порядок виступів, щоб бути вирішені на засіданні питання були висвітлені з максимальною повнотою. Складіть порядок і ознайомте з нею учасників засідання. Якщо у них є доповнення та коригування, то внесіть їх, при необхідності.

У процесі вирішення серйозного питання учасники засідання можуть виступити з доповідями. Попросіть їх уявити тези доповідей і також розішліть їх тим, хто буде брати участь в засіданні. До них можна додати наявні аналітичні або статистичні матеріали з обговорюваних питань.

Якщо вони досить серйозні і численні, то є сенс обладнати окреме місце для секретаря, який запише все, що було висловлено в результаті обговорення.