Як написати діловий лист

У діловому листуванні не існує жорстких стандартів оформлення листів. Але є загальні правила, яких слід дотримуватися при складанні таких звернень. Правильно оформлене лист в першу чергу дозволить справити потрібне враження на ділового партнера і допоможе сформувати позитивний імідж вашої компанії.

У великих компаніях існує уніфікований зразок для ділового листа, в розробці якого брали участь професійні психологи і кращі дизайнери. Оскільки тут, як і при першій зустрічі, дуже важливо враження, яке складеться у потенційного партнера про підприємство. Тому колір, фактура паперу та інші на перший погляд незначні деталі мають велике значення.

Отже, для початку вам знадобиться фірмовий бланк, в якому вже розміщений логотип компанії, її назва і необхідні юридичні і фінансові реквізити, поштова і фактична адреса, контактні телефони, адресу сайту і e-mail. Якщо такого бланка у організації ще немає, складіть його самі. Набравши вручну цю інформацію і розмістивши її в шапці листа. Це значно спростить подальше спілкування з партнером, оскільки інформація про компанію буде представлена в повному обсязі і дозволить переконати його в солідності і надійності вашої фірми.

Перш ніж відправити лист, вам потрібно буде зареєструвати його в якості вихідного документа. Тому в лівому верхньому кутку підготуйте рядки для зазначення реєстраційного номера і дати. Справа, розмістіть реквізити адресата листа. Зараз досить лише вказати кому воно адресоване, написавши посаду, прізвище та ініціали відповідальної особи, найменування підприємства. І тут же можна коротко вказати суть звернення, основну тему, якщо це необхідно.

Традиційно діловий лист починається зі звернення до адресата по імені та по батькові після слова "Шановний". Далі слід змістовна частина листа, яка в більшості випадків пишеться від третьої особи ( "наша фірма" і т.д.), а в подальшому зверненні до партнера використовується займенник "Ви". Дотримуйтеся у викладі суті повідомлення ділового стилю письма, а також постарайтеся описувати її коротко і без емоційного забарвлення.

У заключній частині підведіть підсумок вашого звернення та запропонуйте розглянути вашу пропозицію або прохання після слів "Прошу Вас". Далі, в розділі "Додаток", перерахуйте документи (якщо вони будуть), які будуть супроводжувати лист, попередньо пронумерувавши їх. Закінчите послання стандартної для таких листів фразою "З повагою" і вкажіть прізвище, ім`я та по батькові, посаду відправника (виконавця, контактної особи).

Шанобливе звернення, ділової стиль і логічно вибудуваний текст допоможуть вам справити хороше враження і отримати шанси на продовження співпраці.

Внимание, только СЕГОДНЯ!

Новини