Правила складання ділового листа

Щодня в світі від-правляется 183 мілі-Арда електронних пі-сем. Ми розповімо, як зробити так, щоб ваше письмо не зато-рялось в загальній масі. І щоб одержувач не тільки не відправив його в кошик, а й позитивно на нього відповів. Правила складання ділового листа буде корисно освоїти кожному. Без винятку.

ЯК повинна починатися ЛИСТ?

Починати потрібно традиційно: «Ува-вантажують Іван Сергійович, здоровий-ствуйте!» Був випадок, коли одна велика компанія у своїй корреспон-денції змінила класичне звертання-ня «Шановний» на «Дорогий». І хоча, здавалося б, емоційно звернення стало тепліше, партнерів це насторожило-ло. Ні в якому разі не використовуйте в якості при-ності фразу «Доброго времени су-ток» - по-перше, в житті так ніхто не говорить, а по-друге, може скластися враження, що вам байдуже, коли лист буде отримано.

ЧИ МОЖНА ВИКОРИСТОВУВАТИ В ЛИСТАХ СМАЙЛИКИ?

Якщо лист адресовано незнайомій людині і носить діловий характер, Смай-лики можуть створити у адресата відчуття фамільярності. У неофіційних листах, адресованих колегам, смайлики не заборонені. Однак якщо в листі є інформація, яка одного разу може знадобитися гендиректору вашої компа-нії, подумайте, чи хочете ви, щоб усміхнені дужки попалися йому на очі?

ЯК НЕ ДОЗВОЛИТИ негативні емоції ВПЛИНУТИ НА ТОН ЛИСТИ?

Коли ви чимось незадоволені, але не хочете розривати відносини з винуватцем появи негативних емоцій, а збираєтеся вести з ним кон-структивно діалог, не відправляйте лист відразу. Дайте прочитати текст не залученому в конфлікт колезі або відправте його пізніше, коли зможете со-ставити нейтральне по тону листа.

В ЯКИХ ВИПАДКАХ НЕОБХІДНО НАДАТИ ІНФОРМАЦІЮ ТЕМУ ЛИСТА?

Лист завжди повинно мати тему. Це додає повідомленню статус і часто рятує від попадання в спам. Тема повинна коротко і ємко вказувати саме на вас або на предмет вашого з адресатом співробітництва. Наприклад, якщо ви познайомилися з клієнтом на конференції, форумі або виставці, логічно припустити, що в його ящику буде багато листів з темою «пропозиція» або «співпраця». Тому нагадайте йому краще своє прізвище або назву компанії. А якщо ви давно знайомі, то в темі листа вкажіть предмет спільної роботи або привід листування: «питання про ...», «коментар з приводу ...»

ЧИ ВАРТО ПЕРЕХОДИТЬ З офіційні-ГО МОВИ НА НЕОФІЦІЙНИЙ?

Якщо вам прийшов лист, написаний-ве строгим діловим тоном, то і від-віча на нього потрібно так само. Нехтувати цим правилом складання ділового листа не слід.

Як покази-кість досвід, перехід з формальної мови на неформальний в діловому листуванні частіше призводить до неефективного взаи-ємств. Вам буде складно обгово-дати ділові питання і закликати парт-нерів до виконання зобов`язань, якщо ваше спілкування з ними стало походити на дружнє. Офіційна мова допомагає тримати дистанцію і ефективно ре-шать проблеми. Формальний стиль помога-ет бути коректним в першу чергу в своїх власних висловлюваннях, що призводить до кращих результатів.

ЧИ Є СПОСІБ ПІДШТОВХНУТИ АДРЕСАТА якнайшвидше надіслати ВІДПОВІДЬ?

Замість того щоб писати в темі «терміново» або «негайно», краще вка-житі в тексті листа точні терміни, в які ви б хотіли отримати відповідь. Наприклад: «Прошу Вас відповісти до такого-то числа» або «Переконливо прошу Вас повідомити про своє рішення не пізніше такої-то дати. Не варто намагатися прискорити процес, підказуючи адресату очікуємо вами відповідь: «Сподіваюся на вашу згоду» або «Прошу відповісти ствердно». Дайте людині можливість подумати самому.

В ЯКИХ ВИПАДКАХ ВАРТО ВИКОРИСТОВУВАТИ ПІКТОГРАМА «ВАЖЛИВО»?

Цим інструментом варто користуватися тільки тоді, коли справа, викладене в листі, дійсно невідкладно і важливо не тільки для вас, але і для вашого адресата. Вам здається, що всі справи такі? Відзначати всі свої інтернет-листи червоним-прапорцями і знаками оклику - неправильно. Згадайте казку про півня і вовка: коли вам насправді знадобиться, щоб лист було прочитано негайно, його проігнорують.

ЯК ПРАВИЛЬНО ПИСАТИ ЛИСТИ В ЯКИХ МІСТИТЬСЯ ВІДМОВА?

Якщо ви змушені в чомусь отка-мовити, не починайте послання з констатації відмови. Коротко викладіть причини вашого рішення і дайте зрозуміти, що при певних обставинах до розгляду питання цілком можна повернутися. Подякуйте за проявлений до вас інтерес, висловіть жаль про такий результат справи і закінчите лист на позитивній ноті, наприклад, «бажаю успіхів».

ЩО РОБИТИ, ЯКЩО ЛИСТ ВИХОДИТЬ ЗАНАДТО ДОВГИМ?

Структуруйте текст, розбийте його на главки, пункти, абзаци - інакше довге послання складно сприймати. Якщо інформація дана одним суцільним шматком, то вже на другому рядку людина починає втрачати до неї інтерес. Ідеальна формула складання великих інтернет-листів виглядає так: одна думка - один абзац. Також важливо уникати складних речень і розмитих фраз. Щоб швидко відповісти на ваш лист, людина повинна мати можливість з першого ж разу зрозуміти, чого від нього, власне, хочуть.

ЯК КРАЩЕ підписувати?

Відповідаючи на лист, досить вказати в кінці свої ім`я та прізвище. Якщо ж ви почнете переписку, то крім цього вкажіть свої посаду та контактний телефон. Використавши на початку листа звернення «Шановний ...», чи не завершуйте його фразою «З повагою». Напишіть: «З найкращими побажаннями» або «Щиро Ваш». Заведіть в поштовій програмі кілька типів підпису і використовуйте їх в залежності від ситуації.

НА село дідусеві.

• Згідно з даними дослідницької ком-панії Radicati Group, щодня в світі від-правляется 183 млрд. Інтернет-листів, тобто більше 2 млн. Листів в секунду.

• «Лабораторія Касперського», відомий виробник систем захисту від спаму, під-вважала, що 80% всіх відправлених за день листів - спам.

• За даними агентства Gallup Media, з 70 міл-Ліон зареєструю-ванних користувачів поштової системи mail.ru, майже 8 міл-Ліон перевіряють свою поштову скриньку щодня.

• Найбільше спаму розсилається з США, Росії та Польщі.

• Найчастіші теми несанкціонованої реклами, яка рас-силается по мейлу, - медичні препара-ти і знайомства.