Як відмовитися від зустрічі

Правила ділового спілкування наказують сповістити партнера про скасування зустрічі в письмовому вигляді, а після продублювати повідомлення телефонним дзвінком. Форма послання залежить від рівня відносин, що склалися між вашими організаціями та її представниками зокрема. Іноді досить короткого листа, відправленого по e-mail, наприклад, «прошу перенести зустріч на наступний тиждень, спасибі за розуміння». Якщо ж відносини ще не налагоджені, слід оформити офіційний лист на бланку організації і запевнити його підписом повноважного особи.

На початку листа висловіть своє співчуття. Використовуйте ввічливі форми, прийнятні для ділових листів, наприклад, «приносимо свої вибачення за завдані незручності ... ». Не варто вдаватися в причини, які спонукали вас скасувати зустріч, адже вашому контрагенту немає до них діла. доречно використовувати фрази «З не залежних від нас обставин ...», «у зв`язку з ситуацією, що на ринку ситуацією».

Запропонуйте контрагенту перенести зустріч на інший зручний йому час. Найкраще дати йому зрозуміти, що ви готові розглянути його умови, що стосуються місця і часу зустрічі. Якщо відмова від зустрічі пов`язаний з тим, що між вашими організаціями в принципі не можуть бути укладені контракти, повідомте, що ви обов`язково зверніться до організації, якщо в доступному для огляду майбутньому вам знадобляться її послуги. Не пишіть, що «вашої компанії не потрібні товари цієї категорії» або «у конкурентів дешевше», це неважливо. Закінчите лист побажаннями процвітання бізнесу, підпишіть його. Обов`язково поставте дату написання.

Надішліть листа факсом або електронною поштою. Обов`язково переконайтеся, що воно доставлено адресату. Зателефонуйте контрагенту, поцікавтеся, чи дійшов лист, і ще раз вибачитеся за те, що зустріч не може відбутися.