Як правильно вести ділову переписку
Етикет є важливою складовою будь-яких ділових відносин. Особливо ретельно він повинен дотримуватися в листуванні. Адже…
Найбільш часто вживаним засобом передачі інформації є лист. Особливе місце займає ділове листування, як правило, вона застосовується для більш тісного інформативного контакту між сторонами.
Комерційні підприємства в процесі здійснення виробничої, господарської діяльності, спрямованої на отримання прибутку, досить тісно спілкуються з організаціями-контрагентами. Це необхідно для досягнення оптимального результату в співпраці. Чим точніше обумовлюються умови контрактів, тим вище результат спільної роботи. Організації, які протягом кількох років активно взаємодіють у сфері ділових відносин, ведуть постійне листування, мають більш високий коефіцієнт партнерської довіри. При цьому виникнення дружніх відносин між організаціями вітається, але етика ділового листування не повинна бути порушена.
Вся ділова переписка може бути розділена на групи по декількох ознаках. Наприклад, за формою відправлення листа бувають електронні, факсимільні і листи, що відправляються в конвертах. Основним, найбільш важливим, вважається тематичний ознака листи, в цьому випадку поділ відбувається на дві великі групи:
1. Некомерційні. До них відносять:
Даний вид листування застосовується у випадках існуючих договірних зобов`язань і містить інформацію організаційного характеру або доповнень і побажань до існуючих документів.
2. Комерційні листи поділяються на:
Комерційні листи містять пропозиції щодо укладення контрактів, також даний вид застосовується після підписання договорів для оперативної роботи і в якості додаткових угод.
Гарантійний лист служить для адресата документальним підтвердженням дій, намірів, які зачіпають інтереси обох сторін. Найчастіше воно надається організації-постачальнику і підтверджує факт внесення грошових коштів на його розрахунковий рахунок за поставку продукції, видів робіт, послуг. Гарантійний лист про оплату може застосовуватися в разі виникнення непередбачених, форс-мажорних обставин як в рамках договору, так і в непередбачених ім. Покупець може затримувати оплату в результаті тимчасової нестачі обігових коштів, при отриманні додаткової кількості товарів, що поставляються, при повернень і замінах отриманих товарів і т. Д. У будь-якому випадку гарантійний лист містить зобов`язання, які не завжди є обґрунтованими з юридичної точки зору.
Організація може надавати гарантійний лист не тільки контрагентам (юридичним особам), а й громадянам (фізичним особам) в залежності від зобов`язань, прописаних в ньому. При цьому слово «гарантія» може не згадуватися в тексті листа, важливо, щоб воно містило підтвердження намірів організації, його видає. Існують наступні види гарантійного ділового листа.
Даний документ призначений для реєстрації юридичної особи, яка не має на момент оформлення власного приміщення, відповідно адреси, а орендує площі. Власник, який здає в оренду майно, оформляє документ за запитом орендаря. Відсутність даного документа не є приводом для відмови в реєстрації, оскільки орендодавці влаштуватися дуже складно його дають.
Містить підтвердження зобов`язань постачальника щодо термінів, кількості, якості товарів, що продаються або надаються підрядних послуг, виконуваних робіт. Воно може видаватися за наявності чинного договору поставки або в якості початку партнерських відносин між організаціями.
Гарантійний лист на оплату - найбільш затребуваний документ. Юридичної сили воно не має, але при його отриманні термін списання боргу відкладає. Після закінчення 3 років дебіторська і кредиторська заборгованості списуються підприємством на власні збитки або прибуток. При отриманні від контрагента гарантійного листа на оплату боргу або відповідно відправки такого документа постачальнику термін заборгованості збільшується на 3 роки, протягом яких вона може бути погашена.
Будь-які повідомлення, відправлене на адресу контрагента, оформляється за стандартами ділової переписки. Перш за все, в ньому не повинно міститися зайвої інформації, тільки основна тема, яка коротко і доступно викладено в змісті. Вітається лаконічність фраз і здоровий формалізм. Всі пропозиції повинні бути простими і зрозумілими без великої кількості доповнень, причетних і дієприкметникових оборотів. Тон гарантійного листа носить офіційний характер, згідно з ним вживається звернення до посадових осіб підприємства. Зобов`язання формулюються однозначно, як уточнення може бути прописана поетапність процедура (наприклад, гасіння заборгованості кількома платежами).
Більшість великих компаній використовує для ділового листування фірмовий бланк компанії, іноді з логотипом і на спеціальному папері. У разі оформлення гарантійного листа без його застосування необхідно врахувати, що, крім інформаційного тексту, лист повинен містити такі обов`язкові реквізити:
При складанні гарантійного листа фізичною особою зазначаються його паспортні дані та прописка. Часто такого роду документ додатково засвідчується нотаріусом.
Етикет є важливою складовою будь-яких ділових відносин. Особливо ретельно він повинен дотримуватися в листуванні. Адже…
Якщо ділова зустріч з потенційними клієнтами або діловими партнерами з яких-небудь причин не може відбутися, необхідно…
Туристичний ваучер це чітко структуроване послання, яке несе в собі максимум інформації при мінімумі друкованого…
Уміння писати ділові листи відноситься до тих навичок, якими, за замовчуванням, повинен володіти співробітник, що…
Приводів для звернення з проханням в діловому листі може бути безліч. Починаючи з клопотання про надання інформації і…
У діловому листуванні не існує жорстких стандартів оформлення листів. Але є загальні правила, яких слід дотримуватися…
У діловому листі немає дрібниць, все важливо - і бланк, і стиль, і оформлення. Що стосується такого листа англійською,…
Як правило, більшість претендентів відправляють свої резюме на електронну пошту. До резюме необхідно докласти…
Сьогодні, щоб отримати хорошу роботу, потрібно бути професіоналом у всьому. У тому числі в складанні резюме і…
Діяльність будь-якого серйозного підприємства пов`язана з веденням численної документації. Її зміст і оформлення строго…
Одним з найбільш поширених на практиці типів виконавчих паперів є виконавчий лист. Даний документ видається…
Додаткова угода до договору оформляється в разі зміни будь-яких умов угоди, які були відображені в спочатку укладеній…
Навіщо видавати і вручати подячні листи?"Крім таких методів стимулювання праці працівників, як заохочення одноразовими…
Рахунок на оплату - це документ, який передається постачальником товарів і послуг своїм покупцям для здійснення ними…
Види застосовуваних розрахунківОрганізації, що ведуть на території РФ господарську діяльність, застосовують два…
Щоб ділова переписка англійською не перетворилася на низку нерозуміння з боку ділових партнерів, потрібно засвоїти, що…
Успіх в діяльності будь-якої організації, комерційної фірми або підприємства нерозривно пов`язаний з культурою…
У бізнесі дрібниць не буває. Неважливо, в документації або на переговорах, - скрізь повинна простежуватися точність і…