Як почати телефонну розмову

Добре підготуйтеся до бесіди, забезпечивши собі зручне і комфортне місце. Якщо ви розмовляєте на вулиці, то ступінь фонових шумів буде настільки висока, що навряд чи співрозмовник вас почує, а якщо і почує, то може неправильно зрозуміти. Тому знайдіть час і зробіть дзвінок з дому або з робочого кабінету тоді, коли там нікого не буде.

Починайте спілкування по телефону з вистави - цього вимагає ділової етикет. Так як дзвоните ви, то скажіть своє ім`я та прізвище - зробіть це чітко, розбірливо і так, щоб уникнути переспрашіванія і повторень. Слідом позначте назву організації, яку ви представляєте. Це правило діє не тільки для повторних дзвінків - представляйтесь завжди, навіть якщо ви телефонуєте за цим телефоном кілька разів на день. Можна вимовити спочатку прізвище, а потім, через кілька секунд, повторити її і додати ім`я.

Дочекайтеся, поки ваш співрозмовник випаде, або, якщо він цього не робить, довідаєтеся про те, з ким ви розмовляєте. Попросіть з`єднати вас з людиною, з яким ви хочете поспілкуватися. Згодом звертайтеся до нього або секретарю завжди по імені.

Запитайте, чи зручно людині розмовляти. Це питання необхідний для того, щоб ви продовжили бесіду, впевнено і чітко викладаючи свою інформацію. Якщо ви цього не зробите, то вас можуть перервати, збивши з думки.

Вас просять передзвонити - відразу ж уточнюйте, через який час слід це зробити. Задавайте питання, позначаючи кількість хвилин або годин, через яке ви можете повторити дзвінок. Не просіть співрозмовника передзвонювати вам - це доречно тільки в разі якщо він сам запропонує.

Щоб не хвилюватися і викласти мету свого візиту гранично коротко і доступно, можете скласти собі шпаргалку. Напишіть на листку паперу кілька коротких і ємних пропозицій, що містять основну мету свого дзвінка - з часом ви звикнете, і будете формулювати все це подумки. Не поспішайте, чи не тараторьте, прагнучи видати всю інформацію відразу. Говоріть повільно і спокійно, даючи можливість співрозмовнику вставляти свої репліки. Вчіться виділяти голосом або паузою найбільш важливу інформацію, проставляйте логічні наголоси у своїй промові.