Як прошивати справи
Прошивка справи - це спосіб систематизації та впорядкування документів. У провадженні правоохоронних та судових органів…
У своїй роботі будь-яке підприємство має справу з масою документів і паперів. Чітка їх класифікація необхідна для систематизації, контролю, а також для ефективного прийняття рішень. Адже, якби бухгалтерія або кадрова служба просто складали документи, які не привласнюючи їм номер і дату, то розібратися в наказах і звітах було б просто неможливо. А для того, щоб швидко знайти в архіві ту чи іншу справу, потрібен єдиний довідник, яким є номенклатура справ. Номенклатура - це складений певним чином перелік всіх пронумерованих справ.
Без чіткої систематизації в архівах творився б хаос. Оскільки номенклатура - це важлива складова роботи будь-якого підприємства, важливо визначити її значення.
Номенклатура справ може бути представлена в трьох видах: типовий, приблизною і індивідуальної.
Типову використовують всі однотипні підприємства, наприклад, з однієї галузі. При цьому вона на поширюється на всі ці підприємства і є нормативним документом.
Орієнтовна носить рекомендаційний характер для організацій, що займаються одноотраслевой діяльністю.
Ці два види розробляються державними службами з діловодства і є обов`язковими для застосування. Найчастіше це стосується заголовків, шапок документів. Лише зрідка в них можна вносити деякі корективи з урахуванням специфіки підприємства.
Індивідуальна номенклатура справ розробляється виключно в межах організації. Її використовують тільки для документації внутрішнього призначення.
Якщо на новоствореному підприємстві відсутня номенклатура установи, то рекомендується скоріше зайнятися побудовою книги і класифікаційного списку. Це можна зробити двома основними шляхами: доручити виконання кадровій службі або сторонньої організації, що спеціалізується на діловодстві.
У першому випадку суттєву перевагу - це те, що можна розробити номенклатуру виключно під підприємство, враховуючи специфіку виробництва та індивідуальні особливості. Але великий мінус в тому, що не всі фахівці кадрової служби знають, як правильно організувати цю роботу. У процесі можна зробити багато помилок, які приведуть до втрати важливих документів.
І другий варіант - запросити професійних діловодів і заплатити їм гонорар за складання номенклатури. Мінус - доведеться витрачати гроші. Плюс - робота буде виконана якісно і швидко.
У процесі побудови списку документів необхідно пройти кілька головних етапів, без яких номенклатура організації не буде якісно виконана і її не можна буде використовувати.
1. На першому етапі номенклатура візується відповідальним за архів співробітником.
2. Далі з підготовленими матеріалами повинен ознайомиться керівник делопроізводітельной служби і, якщо все відповідає нормам, поставити свій підпис.
3. Потім збирається експертна комісія підприємства, для узгодження номенклатури. За підсумками засідання складається протокол.
4. Після цього готова номенклатура відправляється на розгляд експертно-перевірочної комісії відповідної архівної організації. Робити це потрібно раз в 5 років (даний етап не стосується організацій, які не передають друментацію на державне зберігання).
5. І останній штрих - підпис керівника організації на грифі затвердження.
Після успішного завершення всіх п`яти пунктів, номенклатура готова до використання.
Оскільки номенклатура - це певним чином складений список документів, він має типову структуру. Розглянемо на прикладі, як повинна виглядати класифікація в паперовому або електронному форматі:
індекс справи | Заголовок справи (тому, частини) | Кількість од. хр. | Термін зберігання і № статей за переліком | Примітка |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Назва розділу |
Загальний вигляд номенклатури представлений на малюнку:
В кінці року в окремій графі заповнюється запис про загальну кількість заведених справ, переданих в архів, знищених.
Прошивка справи - це спосіб систематизації та впорядкування документів. У провадженні правоохоронних та судових органів…
Ринкова економіка характеризується жорсткою конкуренцією. Процвітання компанії залежить від безлічі факторів, одним з…
Атестація - регулярно проводиться перевірка відповідності діяльності та функцій, виконуваних співробітником, тому…
Накопичення знань і інформації є невід`ємною частиною процесу розвитку науки, культури і суспільства в цілому.…
Більшість людей перебувають в щасливому невіданні щодо такого досить нудного питання, як сфера застосування інструкції…
Відповідно до російського законодавства, будь-яка людина має право на здійснення робочої діяльності в безпечних умовах.…
Ліквідація ТОВ - процес, який регулюється законодавством. У нормах встановлено певний порядок закриття підприємства.…
Діловод будь-якої організації, незалежно від її розміру і форми власності, стикається з питанням про те, як запевнити…
Підзаконні акти - це документи, які видаються в межах компетенції виконавчих органів держвлади. Вони не повинні…
Останнім часом однією з найбільш популярних спеціальностей вважається діловод. Обов`язки цього співробітника…
Накладні витрати - що це?"Витрати підприємства або організації на виробництво продукції або надання послуг, які…
Кожна організація зобов`язана вести накази по особовому складу, відпусток, відряджень, а також накази по основній…
Для чого необхідний аудит основних засобів (ОС)?Основною метою таких перевірок є встановлення достовірності та…
Незалежно від форм власності, виду діяльності та розмірів кожне підприємство повинно мати в своєму розпорядженні архів.…
Фінансові та бухгалтерські документи - це своєрідна основа всієї сукупності робочих процесів на підприємстві.…
У будь-якій організації, будь то бюджетна або комерційна структура, часто виникає питання розмежування відповідальності…
У багатьох підприємців, секретарів і бухгалтерів, особливо початківців, виникає питання: "Як зшивати документи?"…
Підприємці та співробітники офісів в роботі стикаються з необхідністю правильного оформлення багатосторінкових…