Як прошивати справи
Прошивка справи - це спосіб систематизації та впорядкування документів. У провадженні правоохоронних та судових органів…
У багатьох підприємців, секретарів і бухгалтерів, особливо початківців, виникає питання: "Як зшивати документи?" Здавалося б, що в цьому складного? Однак не так все просто. Документи надаються в контролюючі органи або здаються в архів, а значить, повинні бути оформлені з дотриманням всіх норм і правил. Давайте детально розберемося в нюансах цієї теми.
Діловодство - складний процес в плані оформлення документації. Це стосується і прошивки ділових паперів. Не можна просто скласти пачку листів і зшити. Дуже часто документи повертаються саме через те, що підшивки невірно оформлені.
Щоб зрозуміти, як правильно зшивати документи в діловодстві, варто ознайомитися з Методичними рекомендаціями. Вони затверджені Росархивом (23.12.09).
Перш ніж розібратися, як правильно зшивати документи, давайте обговоримо, для чого, власне, це потрібно. Далеко не кожна людина знає, навіщо це робиться. Але ж існує маса організацій, в яких документи приймають лише в коректному, належним чином оформленому вигляді. Наприклад, при здачі в архів, для участі в тендерних торгах, при подачі паперів в податкову і т. Д.
Хочемо зауважити, що немає однозначної інструкції з цього приводу. Однак є нормативні акти, що регулюють порядок оформлення документації. Вважається, що прошивати необхідно абсолютно всі папери, якщо їх обсяги більше одного аркуша. Це стосується і копій, наприклад документів статуту юридичних осіб (на копіях не ставиться печатка підприємства). Крім того, прошиваються аркуші нумеруються арабськими цифрами. Ставляться вони в верхньому правому куточку. Для прошивки документів вам знадобляться спеціальні нитки-шпагат, шило, голка. На задній стороні останнього листа обов`язково приклеюється заверительная записка, яка містить інформацію про кількість сторінок. На ній ставиться підпис керівника та обов`язково печатка підприємства.
Оформляючи документи належним чином, варто подбати і про обкладинку. Найчастіше вона картонна. Крім того, вона може призначатися для тривалого використання, бути стандартною (формат А4) і нестандартної.
З щільного картону виготовляють обкладинки в тих випадках, коли спочатку передбачається тривале зберігання паперів (понад двадцять п`ять років). А для подачі до державного архіву підійде і більш простий варіант.
Перед тим як зшивати документи, потрібно все вірно оформити всередині самої справи, щоб надалі не довелося його розшивати. Адже воно може містити не один пакет паперів, а кілька. У цьому випадку кожен комплект повинен прошиваться окремо і містити чітку інформацію про назву папки, датою опису, переліку всіх листів, П.І.Б. відповідальної особи. Сама опис не нумерується.
Для того щоб правильно пронумерувати аркуші, слід знати деякі правила:
Перед тим як зшивати документи нитками, краще упевнитися, чи все коректно оформлено. Особливо перевіряйте, чи всі сторінки містять вірні номера. При невеликих погрішності (наприклад, пропущені листочки) допускається літерна нумерація, але тільки за згодою працівників архіву. Це означає, що всі листи залишаються без виправлень, а на припущеннях ставиться цифра (попереднього листа) і буква.
Якщо ж допущені грубі помилки, то доведеться переробляти роботу повністю. Для цього і потрібен простий олівець, щоб можна було стерти некоректну інформацію. Але навіть якщо ви користувалися ручкою, не біда. Закреслюються акуратно старі номери, а поруч вписуються нові. У цьому випадку змінюється і засвідчувальний записка. Вона, звичайно, не вилучається зі справи. Просто вкладається нова.
Якщо ви підготували всі документи і впевнені в правильності всіх вкладень, можна переходити до наступного етапу. Прошивають листи тільки спеціальними нитками (їх ще називають банківським шпагатом) і голкою. А як правильно зшивати документи в діловодстві? Давайте детально, крок за кроком, розглянемо, як це робиться.
Оформити справу потрібно таким чином, щоб в подальшому його можна було прочитати. Тому з лівого боку, на відстані півтора сантиметрів від краю, проколюються шилом три дірочки, одна під інший. Середнє отвір повинен розташовуватися рівно посередині, а два інших - перебувати в трьох сантиметрах від нього.
Якщо справа невелике, то зручніше використовувати дирокол. А для важких томів краще взяти шило. Дуже часто псуються перша і остання сторінки. Тому краще взяти і підклеїти смуги картону в місцях проколів, де буде проходити шпагат. Нитка краще готувати заздалегідь, перед тим як зшивати документи. Дуже довгою її не зробите, т. К. Вона може заплутатися. Сантиметрів сімдесят вам повинно вистачити.
Для того щоб спростити пояснення, пронумеруємо отвори. Нехай саме верхнє буде під номером 1, центральне - 2, а нижня - 3. Отже, шити починаємо зі зворотного боку справи, простягнувши голку через отвір 2 (ззаду папки залишається один кінець шпагату) на лицьову сторону, далі пропускаємо голку через отвір 1, знову нитка тягнемо на зворотну сторону. Коли вільний кінець шпагату і голка опинилися позаду папки, то через отвір три потрібно знову рухатися на лицьову сторону, а потім знову на зворотний через 2 отвір. Ось як зшивати документи в архів.
Справа, як то кажуть, зроблено. Папери прошиті. Тепер потрібно зав`язати шпагат на вузол (ззаду). Вузол повинен бути досить тугим і щільно прилягати до останньої сторінки, тому що його доведеться зафіксувати заверительной запискою, посадженої на клей. Кінчики шпагату повинні вільно звисати з-під наклеєною папери.
Як правильно зшивати документи, начебто розібралися. Тепер залишилося запевнити підшивку підписом. Вона, до речі, так і називається - заверительная. Робиться вона на окремому аркуші і приклеюється на задній стороні останньої сторінки. Записка обов`язково повинна містити інформацію про те, яка кількість прошитих паперів, із зазначенням особливостей (можливо, це наявність довідок, фото, малюнків, креслень).
Засвідчувальний напис підписується безпосередньо директором або його заступником, який вказує свою посаду. Сама записка ретельно приклеюється на шпагат, яким ми шнурували справу. Зверху на неї ставиться печатка підприємства. Але є один нюанс. Відбиток печатки повинен частково бути на записці, а частково - на самому листі справи. Це дуже важливий момент. І про нього слід пам`ятати.
Ми поетапно розглянули, як зшивати документи. Фотографії, представлені в статті, більш наочно продемонструють процес.
Ми неспроста хочемо особливу увагу приділити саме оформлення документів для податкової. Знання нюансів і особливостей дозволить уникнути деяких проблем, а саме причіпок з боку контролюючих осіб. Недбалість у цьому питанні може породити зайві претензії.
Таких випадків чимало, коли повертають справи, мотивуючи неналежним оформленням. Неспроста Мінфіном РФ було дано спеціальне роз`яснення (лист від 29.10.15г. № 03-02) щодо правильності надання прошитих документів, а також їх копій в паперовому вигляді.
Хочеться нагадати, що при проведенні перевірок податкова має право витребувати в паперовому варіанті копії документів, які повинні бути завірені. Мінфін роз`яснює, що копія - це екземпляр, повністю відтворює оригінал. Завіреним вважається тільки той варіант, на якому присутні всі реквізити, що дають папері юридичну силу. При цьому відомством даються рекомендації, як правильно зшивати документи та їх копії. Навіть ксерокопії подаються підшитими. І не приймаються в іншому вигляді.
Передбачається, що підшивка не повинна бути занадто великою, не більше ста п`ятдесяти аркушів. Обов`язкова присутність нумерації аркушів тільки арабськими цифрами (суцільний), починаючи з першого. Всі листи прошиваються в два або чотири проколу спеціальною ниткою. Кінці цієї нитки повинні бути протягнуті на задню сторону останньої сторінки і там пов`язані міцним вузлом.
Рекомендації даються не тільки щодо того, як зшивати документи, а й як оформити паперову наклейку на зворотному боці. Вона повинна закривати місце прошивки і сам вузол. Розміри наклейки не перевищують сорока - п`ятдесяти міліметрів. На ній розміщується заверительная підпис із зазначенням числа пронумерованих сторінок. Підписується це все керівником організації або іншим представником, який має такі повноваження. Далі ставиться печатка підприємства - таким чином, щоб вона захоплювала і наклейку, і підпис з П.І.Б. людини, який завірив документи.
Відомство однозначно підкреслює, що при оформленні підшивок слід дбати про безпеку і цілісність самих оригіналів та їх копій. Зшиті документи надаються в податкову з супровідним листом. У ньому зазначається підстава подачі підшивок, їх кількість, число листів в кожній з них.
Ми проаналізували рекомендації Мінфіну щодо того, як зшивати документи при їх подачі в контролюючі органи. Як бачимо, принципи все ті ж, але є невеликі нюанси.
У нашій статті ми поговорили про те, як правильно зшивати документи в архів, для податкової або просто в діловодстві. Багато суперечок є на цей рахунок, оскільки немає єдиного стандарту. Але якщо створити підшивку газет і документів просто для зберігання в офісі протягом певного часу не складе особливих труднощів, то вже до зшивання і оформлення паперів для подачі їх контролюючим органам потрібно поставитися з усією відповідальністю, щоб уникнути проблем. Взагалі вважається, що підшивка є найбільш надійним способом зберігання ділових паперів, оскільки їх складніше змінити або підробити. Сподіваємося, наша інформація буде для вас корисною.
Прошивка справи - це спосіб систематизації та впорядкування документів. У провадженні правоохоронних та судових органів…
Кожна організація, яка є платником ПДВ, повинна вести облік всіх витрат. Для цього існують спеціальні форми, наприклад,…
Особиста справа - це пакет документів, що містить відомості про працівника і його трудової діяльності. Закон не дає…
Директор - вища посада на підприємстві. Він керує діяльністю, визначає стратегію розвитку фірми, затверджує правила і…
Нарешті школа разом з іспитами і супутніми їм заворушеннями позаду. Вже не школяр, але ще й не студент (і навіть поки…
Одним серед перших важливих паперів дитини є свідоцтво про народження. Важливість даного документа пояснюється ще й…
Нещодавно росіяни отримали можливість оформляти закордонні проїзні документи нового зразка - з біометричними даними.…
Більшість людей перебувають в щасливому невіданні щодо такого досить нудного питання, як сфера застосування інструкції…
Для приватизації квартири необхідно представити великий перелік документів. Якщо виконувати всі дії в правильному…
Обмін паспорта в 20 років є процедурою, через яку доведеться пройти кожній людині, яка досягла даного віку. Навіщо це…
Діловод будь-якої організації, незалежно від її розміру і форми власності, стикається з питанням про те, як запевнити…
У наш час поїздки за кордон перестали бути рідкістю, скоріше це вже буденність. Сучасне життя диктує свої умови. Всі…
Закон передбачає отримання паспорта громадянина РФ в чотирнадцять років. Причому дана процедура є обов`язковою,…
Зараз ми постараємося зрозуміти, як отримати СНІЛС на дитину. Чесно кажучи, даний документ потрібен вже з народження. І…
Незалежно від форм власності, виду діяльності та розмірів кожне підприємство повинно мати в своєму розпорядженні архів.…
Підприємці та співробітники офісів в роботі стикаються з необхідністю правильного оформлення багатосторінкових…
У своїй роботі будь-яке підприємство має справу з масою документів і паперів. Чітка їх класифікація необхідна для…
Документ, що містить вихідні відомості, які були отримані в результаті досліджень, якихось розробок або звершення…