Як виправити прізвище в трудовій книжці
Трудова книжка - основний документ, який підтверджує трудову діяльність і стаж працівника. Не дивно, що вимоги до його…
Діловод будь-якої організації, незалежно від її розміру і форми власності, стикається з питанням про те, як запевнити копію документа. Причому папери можуть бути різними - ліцензії, Статути, накази, внутрішні положення і т. Д. Деякі поміщаються на одному аркуші, а інші є багатосторінковими. Як бути і в тому, і в іншому випадку, і взагалі, що з документів організація може завіряти самостійно, а з якими доведеться йти до нотаріуса? На всі ці питання відповість наша стаття.
Для того щоб засвоїти інформацію про те, як повинна виглядати завірена копія якого-небудь документа, важливо підкреслити, що в даному випадку діє ГОСТ під №Р 51141-98. Всім діловода, та й взагалі співробітникам організації, хто на практиці стикається з цим питанням, буде не зайвим його більш детально вивчити. На законодавчому рівні формулювання «належно завірена копія» ніде не розкривається. Однак згаданий ГОСТ прописує, який документ можна вважати таким.
Отже, згідно з пунктом 2.1., Під простою копією слід розуміти документ, який просто-напросто відтворює з оригіналу інформацію і всі його зовнішні ознаки, або їх частину. Юридичної сили він не має. А ось належним чином завірені копії документів мають певні реквізити. Саме вони дають їм юридичну силу.
Єдиного законодавчого акту про документах і їх обороті на даний момент не існує. Однак не варто розуміти під цим повна відсутність правил. Порядок того, як запевнити копію, все ж встановлено, просто не всі організації та підприємства про це знають або нехтують ним. Тим часом, таке ставлення може спричинити певні негативні наслідки. Наприклад, документ визнають не володіє доказову значенням в суді, прокуратурі і т.д.
Багато фахівців з діловодства використовують в роботі ГОСТ Р 6.30-2003, в ньому дано певні рекомендації про те, як запевнити копію документа грамотно. Нижче наведено зразок. Так, нижче реквізитів основного документа з підписом ставлять заверительную запис «ВІРНО». Ще нижче вказують посаду особи, яка розглядає копію, і ставиться її підпис з розшифровкою (прізвища, ім`я, по батькові) і дата. Допускається використання печатки (за рішенням організації).
зразок
вірно
Начальник відділу кадрів (підпис) /А.А.Антонова/
21.03.2015
Перед тим як завірити копію документа таким способом або виправляти вже виконану роботу, уточніть, наскільки ці правила обов`язкові саме у вашій області. Адже вимоги стандарту мають переважно рекомендаційний характер.
Вищезгаданий ГОСТ говорить про те, що дані правила поширюються на документи організаційно-розпорядчого характеру, що належать до УСОРД, тобто розпорядження, постанови, накази, протоколи, рішення, акти і т.д., включені в ОКУД (класифікатор управлінської документації загальноросійський).
Методичні правила затверджені Росархивом (наказ № 76 від 23 грудня 2009 року). Область застосування - в органах виконавчої влади (федеральних) при розробці інструкції з діловодства. Як завіряти копії документів? Зразок наведено нижче.
Оригінал документа зберігається в справі
(Орган влади - найменування) № __ за ____ р
вірно
Головний спеціаліст (підпис) /І.І. Коровкина /
21.07.2015 ДРУК
При цьому слід пам`ятати, що з кількох сторінок (виписки з них) спочатку слід пронумерувати, а відмітку про засвідчення доповнити зазначенням числа листів: «Всього в копії ____ аркушів». Припустимо проставити позначку «Мабуть» на кожному сторінці, або слід їх підшити з допомогу нитки і голки або металевих скоб.
Не варто забувати про те, що в діловодстві і раніше діє Указ Президії ВР, виданий ще за часів СРСР під номером 9779-Х від 04 серпня 1983 року. Саме він і обумовлює вид заверительной підписи на документах всіх рядових організацій, які не потрапляють в дві перші категорії, розглянуті вище. Офіційно цей Указ, як і раніше не скасовано, більш того 08 серпень 2003 року в нього були внесені певні зміни. Дані правила використовуються в обов`язковому порядку.
Згідно з пунктом №1 документа, вірність копії підтверджується підписом керівника чи посадової особи, уповноваженої на це, і печаткою організації. Крім того, слід вказати дату видачі і місце, де зберігається оригінал, тобто дане підприємство (установа і т.д.). Відмітна особливість полягає і в тому, що прямо не прописується склад написи, тому багато хто використовує не "ВІРНО», а «КОПІЯ ВЕРНА», що теж допустимо.
Окремо розглянемо питання права підпису такого документа.
По-перше, природно, керівник організації. Дане право йому надає закон і Статут. Тому має сенс на найбільш важливих пакетах документів проставляти його підпису. Як показує практика, суд відноситься до даного питання цілком лояльно, проте раз на раз не доводиться.
По-друге, посадові особи, тобто співробітники організації, що складаються в ній за штатом. Однак потрібно стежити за тим, щоб вони були на дані дії уповноважені. Інакше завірена копія (паспорта, трудові книжки, накази з основної діяльності, ліцензії і т.д.) не матиме юридичної сили. Повноваження співробітнику, яка не є керівником, можна встановити декількома способами. Можна використовувати:
Як вже було зазначено вище, не дивлячись ні на, що Указ ВС СРСР продовжує діяти, і відповідно до його положення, кадрова служба має повноваження на завірення копій:
Підтвердження достовірності копії документа є, мабуть, найпоширенішим видом нотаріальних дій. З необхідністю звернення до дану структура громадяни стикаються дуже часто. Нотаріус може підтвердити достовірність документа (копії) - як в повному обсязі, так і виписки з нього. У другому випадку, правда, є умова - оригінал повинен містити кілька різних рішень, які не пов`язані між собою.
Для того щоб завірити копію документа з копії, теж слід звернутися до нотаріуса. Однак в цьому випадку є нюанси. Перша копія повинна бути вже завірена аналогічним способом або видана юридичною особою, у якого зберігається оригінал. І тут важливо дотримати всі правила оформлення. Про те, як правильно завірити копію документа, читач вже знає. Обов`язково повинні бути вказані такі реквізити: «Правильно», найменування організації, ким видано (ПІБ), дата, кількість аркушів, якщо документ багатосторінковий.
Звертаючись до нотаріуса, будьте готові надати йому свій паспорт. Це необхідно для того, щоб встановити особу.
Ряд документів для набуття юридичної сили потребує обов`язкового нотаріального завірення. Список включає:
Слід мати на увазі, що для здійснення кожного з пунктів знадобиться надати нотаріусу певний пакет документів. Наприклад, для реєстрації ТОВ необхідно мати при собі його Статут, рішення про створення або протокол. Якщо робота доручена представнику, то довіреність і паспорт. Нотаріально завірені копії документів не мають обмеженого за часом терміну дії.
Нотаріус діє виключно в рамках законодавства, а тому слід єдиним встановленим стандартам. Документи, копії яких потрібно завірити, повинні відповідати ряду вимог, інакше їх просто не будуть завіряти.
Трудова книжка - основний документ, який підтверджує трудову діяльність і стаж працівника. Не дивно, що вимоги до його…
Для успішної роботи організації все записи в документах повинні вестися точно і відповідати дійсності. Однак…
У разі втрати оригіналу трудової книжки працівником, роботодавець повинен видати йому натомість її дублікат. Для цього…
На поточний момент присутність на руках таких документів, як паспорт і трудова книжка, є обов`язковим при влаштуванні…
Якщо ви вирішили почати свій бізнес і зареєструвати його в якості товариства з обмеженою відповідальністю, то вам слід…
Одноразова допомога, що виплачується при народженні (усиновленні у віці до трьох місяців) дитини одному з батьків або…
Нещодавно росіяни отримали можливість оформляти закордонні проїзні документи нового зразка - з біометричними даними.…
В даний час багато громадян, які мають в особистій власності нерухоме майно, задаються питанням про те, як правильно…
Більшість людей перебувають в щасливому невіданні щодо такого досить нудного питання, як сфера застосування інструкції…
Паспорт угоди - документ, який містить відомості, які необхідні для валютного контролю здійснюють зовнішньоторговельної…
Як відомо, свідоцтво про народження є першим і одним з найголовніших особистих документів маленького громадянина. Його…
Для приватизації квартири необхідно представити великий перелік документів. Якщо виконувати всі дії в правильному…
Закордонний паспорт - річ необхідна. Особливо для тих людей, у яких планується поїздка за кордон. Але для того, щоб…
Багато людей, які ніколи не мали проблем з законом, змушені це підтверджувати. Їх цікавить, як отримати довідку про…
Дефектна відомість, зразок якої буде представлений в статті, є актом візуального огляду об`єкта. Вона складається в…
Сьогодні довідка про несудимість може знадобитися кожній людині для оформлення певних документів, при зверненні за…
Питання про те, де отримувати довідку про відсутність судимості, може виникнути в будь-який момент. Вона потрібна при…
Кожна організація зобов`язана вести накази по особовому складу, відпусток, відряджень, а також накази по основній…