Як оформити витрати на відрядження

За великим рахунком тільки два документа, причому дублюють один одного, є підтвердженням відрядження, яка носить виробничий характер. До цих документів відносяться наказ про направлення працівника у відрядження і посвідчення про відрядження. Також ці документи дають можливість визначити тривалість відрядження співробітника. Оформляти один документ або обидва - вирішує сама організація. Але якщо оформляється тільки один документ, то це обов`язково має бути посвідчення про відрядження. Оскільки при його відсутності інспектори можуть не врахувати витрати на добове проживання і на проїзд.

Немає необхідності в відрядження посвідчення тільки в разі виїзду співробітника за кордон, оскільки необхідні позначки ставитимуться безпосередньо в закордонний паспорт працівника. І тоді стає цілком достатньо оформлення одного наказу. Але для детального підтвердження витрат співробітник повинен буде зробити копії всіх сторінок свого закордонного паспорта, на яких будуть поставлені позначки. При виїзді співробітника в країни СНД досить оформити посвідчення про відрядження так само, як якби це була поїздка в межах Росії. Це пов`язано з тим, що з країнами СНД укладені міжурядові угоди про єдиний економічний простір.

Крім наказу та посвідчення повинно бути складено службове завдання. Вимоги до оформлення такого документа прописані в 6 Положенні, яке затверджено постановою Уряду РФ від 13 жовтня 2008 року № 749. Наявність цього документа дає можливість обґрунтувати вироблені витрати, а також відобразити джерело на витрати з податку на прибуток. Ще одні необхідний документ - це авансовий звіт. Це основне підтвердження витрат на відрядження. співробітник повинен скласти звіт протягом трьох днів після повернення з поїздки. До звіту він повинен прикріпити все виправдувальні документи (чеки, рахунки, квитки).