Інвентаризація каси: що потрібно знати бухгалтеру?

Закон наказує певної категорії підприємств мати касу. Вона необхідна для прийому, зберігання, а також видачі грошових документів і коштів, типових форм суворої звітності. Разом з цим законодавство наказує проведення інвентаризації каси.

Коли обов`язкове процедура?

Інвентаризація каси проводиться:

1. При передачі майна компанії в оренду, його продажу, викуп, а також у передбачених законодавством випадках при перетворенні муніципального / державного унітарного підприємства.
2. При виявленні фактів псування цінностей, зловживань, розкрадання.
3. При реорганізації (ліквідації) підприємства перед складанням відповідного балансу і в інших випадках, встановлених в законодавстві або нормативних актах Мінфіну.
4. Перед формуванням бухгалтерської звітності за рік.
5. У разі пожежі, стихійного лиха, аварій та інших НС, спровокованих екстремальними умовами.

Облікова політика може передбачати інші випадки, при яких виконується інвентаризація каси. Разом з цим повинні бути встановлені терміни її здійснення (наприклад, щоквартально).

Порядок проведення інвентаризації каси

Перевірка операцій та їх документального оформлення здійснюється в ході виїзного і внутрішнього контролю. Перший виконується засновником, уповноваженими органами. Стаття 19 ФЗ, що регламентує ведення бухобліку, наказує обов`язок господарюючого суб`єкта здійснювати внутрішню перевірку операцій, здійснених на підприємстві. Порядок інвентаризації каси передбачає формування комісії, що діє постійно. Її склад затверджується розпорядженням (постановою, наказом) керівництва компанії. У разі відсутності хоча б одного учасника комісії при інвентаризації каси результати перевірки визнаються недійсними.

Документальне оформлення

До початку звірки фактичної наявності грошей комісія отримує прибуткові та видаткові ордери (для кожного з них є свій зразок). Інвентаризації каси (в рамках зовнішнього і внутрішнього контролю) оформляються:

1. Порівнювальної відомості (описом ф. 0504086). Вона необхідна для відображення підсумків перевірки грошових документів і бланків звітності. В описі фіксуються розбіжності між даними по фактичній наявності облікових об`єктів і відомостями бухобліку за допомогою їх зіставлення.
2. Відомістю ф. 0504088. Цей документ використовується для відображення підсумків перевірки готівки - відомостей про фактичну кількість коштів в касі і за обліковими даними, за надлишки і недостачі, виявленим під час інвентаризації, номерам останніх витратного і прибуткового ордерів.

Якщо при проведенні перевірки були виявлені зайві кошти, недолік їх або інші відхилення від даних бухобліку, складається відомість розбіжностей. У ній вказуються показники по кожному об`єкту в вартісному і кількісному вираженні. На підставі цієї відомості складається акт інвентаризації каси. Бланк цього документа є типовим і затверджений на законодавчому рівні (ф. 05040835). Зазначена вище схема використовується при виконанні внутрішньої перевірки. В рамках виїзного контролю оформляється тільки документ, що відображає результати, які показала інвентаризація каси (бланк можна побачити в статті).

особливості процедури

Інвентаризація каси може передбачати:

1. Вибіркову перевірку правильності ведення журналу за операціями з готівкою і безготівково.
2. Звірку первинної документації з виписками по рахунках, відкритим в територіальних підрозділах Федерального казначейства, контроль законності її оформлення.
3. Перевірку своєчасності і повноти оприбуткування коштів, які надходять в касу.
4. Контроль правильності списання грошей на витрати, використання за цільовим призначенням.
5. Перевірку збереження і наявності коштів.
6. Контроль за дотриманням порядку складання записів Касовій книги.
7. Перевірку дотримання встановленого ліміту по залишку грошей.
8. Контроль наявності укладеного договору про матеріальної відповідальності особи, уповноваженої фіксувати і виконувати касові операції.

Складений за результатами перевірки акт інвентаризації каси підписується всіма членами уповноваженої комісії.

Важливий момент

В процесі підрахунку фактичного присутності в касі об`єктів до обліку приймаються готівкові гроші, грошові документи, цінні папери. До них в тому числі відносять авіаквитки, путівки в санаторії, вексельні, поштові та інші марки і так далі. Перевірка фактичної кількості бланків суворого обліку здійснюється за їх видами (наприклад, за талонами на ПММ). При цьому враховується початковий і кінцевий номер того чи іншого документа. Перевірку проводять і по кожній ділянці зберігання, і матеріально відповідальної особи.

Перевищення встановленої межі готівки

Акт інвентаризації каси може показати недотримання затвердженого ліміту по залишку грошей. З 1 січня 2013 року проведення касових операцій здійснюється казенними установами за Положенням №373-П. Цим документом передбачається, що для здійснення готівкових розрахунків слід ввести максимально допустиму межу коштів, який може бути присутнім на підприємстві в місці здійснення даних операцій. Накопичення в касі підприємства готівки понад затвердженого ліміту дозволено в дні видачі з / п, виплат, що входять в фонд оплати праці і відносяться до соціальних нарахувань, стипендій, включаючи дату отримання їх з особового рахунку, а також неробочі, вихідні святкові дні, якщо юрособа здійснює в ці періоди касові операції. Максимально допустима межа встановлюється за правилами, які наведені в додатку до Положення №373-П, або визначається засновником щодо підвідомчих йому підрозділів.

Покладання обов`язків на неуполномоченного працівника

Інвентаризація каси передбачає перевірку належного оформлення повноважень відповідальної особи. На підприємствах, що здійснюють операції з готівкою, затверджується відповідна посада. Касир є матеріально відповідальною особою, що вказується в трудовому договорі з ним. У разі його відсутності покладання його обов`язків на іншого співробітника без відповідного документального оформлення не допускається. Для призначення фахівця на тимчасове заміщення посади необхідно видати розпорядження (наказ).

Порушення під час оформлення ордерів

Часто інвентаризація каси виявляє відсутність підписів у прибуткових і видаткових документах, які є підставою для видачі і отримання готівки. Відповідно до п. 2.2 зазначеного вище Положення, ордера повинен візувати головбух або бухгалтер. При їх відсутності право підпису належить касиру або керівнику підприємства. Відповідальна особа забезпечується печаткою або штампом з реквізитами, що підтверджують виконання операції.

Правила відображення в обліку

В ході інвентаризації перевіряється наявність підписів керівника підприємства і головного бухгалтера або уповноважених на це осіб на документах, прийнятих до відображення у податковій звітності. Без цих реквізитів дані папери до обліку не приймаються. Виняток становлять документи, що підписуються адміністрацією органу держвлади, місцевого управління. Особливості оформлення цих паперів встановлені в законодавстві та інших нормативних актах. В інших випадках відсутність підпису головного бухгалтера на прибуткових / видаткових ордерах виступає в якості порушення касової дисципліни.

Обов`язки уповноваженої особи

Відповідно до Порядку №40 (п. 20) при отриманні ордерів або документів, які їх замінюють, касир повинен перевірити:

1. Присутність і справжність підпису гл. бухгалтера, а на видатковій формі - дозвільної відмітки керівника або уповноваженої особи.
2. Правильність складання документів.
3. Наявність додатків, перерахованих в ордерах.

У разі недотримання одного з наведених вище умов касир зобов`язаний повернути документи назад в бухгалтерію для виправлення помилок. Видаткові та прибуткові ордера чи які замінять їх форми після видачі або отримання грошей повинні бути негайно підписані відповідальним за операції особою. Прикладена документація погашається штампом або відміткою "Оплачено" і зазначенням дати. Таким чином, при застосуванні Порядку №40 відсутність підпису гл. бухгалтера при наявності її на заяві в ході проведення інвентаризації не буде вважатися порушенням касової дисципліни.

спірний момент

У деяких випадках при інвентаризації контролери визнають порушенням відсутність підпису касира поруч з позначкою "Отримано" на прибутковому ордері. Згідно із законодавством, надходження коштів відбивається на підставі ф. 0310001. Форма прибуткового ордера, а також рекомендації по його правильному заповненню наводяться в Постанові №88. Цей документ регламентує уніфіковані бланки первинної звітності з обліку касових операцій і результатів інвентаризації. За нормами п. 84 Постанови №88, прибутковий ордер оформляється як в ході ручної обробки інформації, так і при використанні для цього обчислювально-технічних засобів. Цей документ виписується працівником бухгалтерії в одному примірнику, підписується головбухом або іншою уповноваженою особою і касиром. Квитанція за ордером візується цими ж співробітниками, а також засвідчується штампом. Документ проходить реєстрацію у відповідному журналі і видається особі, яка здала гроші. Сам прибутковий ордер залишають в касі. У ньому вказують:

1. Зміст виконаної господарської операції в рядку "Підстава".
2. Суму ПДВ, вписується цифрами в рядок "В тому числі". Якщо робота, виріб, послуга не оподатковуються, вказується "Без податку".

У прибутковому ордері в рядку "Додаток" перераховують первинні та інші документи з номерами і датами їх оформлення. У графу "Кредит, код підрозділу" вносяться відповідні відомості по структурному відділу, на який оприбутковуються кошти. Таким чином, в Постанові №88 не міститься вимог щодо обов`язкової присутності підпису касира біля штампа. Таке розпорядження відсутня також і в Інструкції №157н. З цього випливає, що відсутність позначки уповноваженого особи не буде порушенням законодавчих норм.