Бухгалтерський облік касових операцій і його організація. Облік касових операцій банку

Благополуччя підприємства залежить від різних факторів. Одним з найважливіших вважається своєчасний облік грошових коштів. Касові операції, надходження активів, витрати, інвестиції - це і багато іншого має перебувати під контролем. Тільки так на підприємстві буде забезпечено збереження готівки і відповідних супровідних паперів. Розглянемо докладніше, що собою представляють облік і оформлення касових операцій на підприємстві і в кредитній організації.

Загальна інформація

У сучасних ринкових умовах бухгалтерія повинна функціонувати за принципом грамотного використання грошових активів. Вміле їх застосування вже саме по собі здатне приносити підприємству додатковий прибуток. У зв`язку з цим керівництву слід постійно думати про найбільш доцільний і раціональному вкладанні вільних активів. Це можуть бути банківські депозити, облігації та акції сторонніх організацій, інвестиційні фонди і так далі. При цьому повинна постійно вдосконалюватися організація обліку касових операцій. Відповідальні співробітники повинні фіксувати всі переміщення активів, аналізувати статті витрат і доходів. Особливе значення має первинний облік касових операцій. Помилки, допущені в ньому, можуть привести згодом до серйозних недостач.

Основні завдання

Організація обліку касових операцій необхідна в першу чергу для дотримання фінансової дисципліни на підприємстві. Крім того, забезпечується:

• Повнота, своєчасність, правильність переміщення активів по всіх видах надходжень і платежів. Разом з цим виявляється кредиторська і дебіторська заборгованість, здійснюється облік касових операцій у валюті.
• Перевірка правильності оформлення і законності переміщення активів, повнота і своєчасність відображення їх в балансі.
• Безперебійне задоволення готівкою невідкладних потреб організації, в яких вона необхідна за умовами угод і відповідно до характеру діяльності. Облік касових операцій, грошових документів забезпечує збереження активів для застосування в таких випадках.
• Своєчасність виявлення результатів інвентаризації, погашення кредиторської та стягнення дебіторської позик і заборгованостей кредитних організацій в установлений термін.
• Пошук можливостей для найбільш раціональних вкладень вільних активів як фінансового інвестиційного джерела, що приносить прибуток.

Специфіка фінансової діяльності

Підприємства, які беруть участь в обороті активів, вступають у відповідні взаємодії з іншими компаніями, фізичними особами, з членами власного трудового колективу в тому числі. На перший погляд здається, що облік розрахунково-касових операцій досить простий і не повинен викликати жодних труднощів у співробітників. Однак на практиці досить часті помилки при складанні фінансового балансу і відображенні переміщення активів. Багато співробітників порушують або погано знають діючий порядок обліку касових операцій, що обертається для підприємства серйозними втратами у вигляді штрафних стягнень.

Прийняті форми паперів

У процесі здійснення касових операцій банківські організації контролюють дотримання компаніями договірної і платіжної дисципліни. Вони також сприяють використанню найбільш доцільних оборотних форм. Документи з обліку касових операцій затверджені в постанові Держкомстату № 88 від 18.08.1998 р Надходження можуть здійснюватися з різних джерел. Вони оформляються прибутково-касовими ордерами (ф. № КО-1), які підписуються касиром і гл. бухгалтером. Завірена штампом (печаткою) квитанція віддається на руки особі, яка здала готівку.

Бухгалтерський облік касових операцій

У рядку "Підстава" необхідно вказати джерело активів - відобразити зміст дії. Це може бути:

• Внесок в статутний капітал засновників.
• Оплата комунальних послуг.
• Прибуток від реалізації товару.
• Позики від юридичних осіб і громадян.
• Повернення співробітником підприємства невитраченої суми на господарські потреби або відрядження.
• Отримання в банку грошей за чеком на передбачувані витрати.
• Відшкодування нестачі, виявленої в результаті інвентаризації, і так далі.

У рядок "В тому числі" вписується сума ПДВ (цифрами) або вказується "без ПДВ". У графу "Додатки" вносяться номери і дати складання документів, на підставі яких здійснюється оформлення господарських операцій. Це можуть бути, наприклад, авансові звіти, протоколи зборів засновників і так далі.

прийом готівки

Облік касових операцій здійснюється за допомогою ККТ. За допомогою даних апаратів фіксується надходження готівки від населення. Застосовувати контрольно-касову техніку не потрібно для окремих видів підприємств, в тому числі ІП без утворення юрособи. Не потрібно використовувати ККТ при:

• Дрібнороздрібної торгівлі з цистерн і ручних візків.
• Продажу журналів і газет.
• Торгівлі на ринку сільгосппродукцією.

Видача готівки

Вона здійснюється за витратно-касових ордерів форми № КО-2 або іншим документам, належним чином оформленим. Останніми можуть бути заяви, платіжні відомості і так далі. Видача готівки проводиться при пред`явленні паспорта. Його основні реквізити вносяться в витратно-касовий ордер. У разі якщо готівка видається за дорученням, в тексті РКО після відомостей про одержувача готівки ставляться дані особи, якій довірено дана операція. Якщо процедура виконується за відомістю, перед розпискою в отриманні робиться напис "За дорученням". Папір залишається у касира і додається до касового ордера.

Виплата заробітної плати

Облік касових операцій, пов`язаних з даними платежами, здійснюється за допомогою відомості. Виплата зарплати повинна бути закінчена в триденний термін. У нього в тому числі входить дата отримання готівки в банку. Після закінчення цього періоду навпроти прізвищ співробітників, які не отримали зарплату, ставиться відмітка "депоновано". В кінці відомості проставляється підсумок фактично виданих і залишилися сум. На депонированную готівку складається реєстр. На суму, яка фактично була виплачена за відомістю, складається витратно-касовий ордер.

Реєстрація паперів

Бухгалтерський облік касових операцій передбачає ведення спеціальних журналів (ф. № КО-3). Прибуткові та видаткові паперу реєструються в них з присвоєнням номерів. Наступний аудит обліку касових операцій дозволить перевірити повноту зроблених записів. Нумерація паперів здійснюється по порядку, по прибуткових і видаткових бланків окремо. Облік касових операцій виконується з 1 січня до завершення року. Видача ордерів на руки особам, які отримують або вносять готівку, заборонена. Прийом і виплата здійснюється тільки в день складання РКО.

Касова книга

Після отримання паперів відповідальний співробітник перевіряє правильність їх оформлення. Далі касир вносить їх в книгу по мірі виконання операцій. На підприємстві може бути тільки один такий регістр. касову книгу попередньо пронумеровані і нумерують. На останній сторінці вказується кількість аркушів. Цей запис засвідчується підписами гл. бухгалтера і керівника, а також печаткою підприємства. Відмітки роблять в двох примірниках, через копірку. Перший залишається в книзі, другий - відривний - виступає в якості звітного документа касира.

особливості заповнення

У касовій книзі неприпустимі підчищення. Виправлення повинні завірятися підписами уповноважених (відповідальних) осіб, із зазначенням дати. Не допускаються виправлення і підчищення в первинній документації. Зіпсовані паперу повинні бути негайно знищені.

Автоматизація

За умови забезпечення абсолютної збереження паперів облік касових операцій в книзі можна вести автоматизованим способом. В цьому випадку сторінки формуються як "вкладних аркушів". Одночасно з цим створюється звіт касира. Складання обох листів повинно здійснюватися до початку наступного дня. Ці вкладиші повинні мати аналогічний зміст, а також усі реквізити, які передбачені ф. № КО-4 ( "Касова книга"). Нумерація сторінок виконується автоматично з початку року по зростанню. На останньому вкладиші за місяць має бути надруковано загальне число сторінок за цей період, за рік - відповідно за 12 міс.

збереження даних

Після отримання "Звіту" і "Вкладного листа" касир повинен перевірити правильність складання цих паперів. При відсутності недоліків він їх підписує. Разом з витратно-прибутковими ордерами зазначені документи передаються під розписку до бухгалтерії. Для забезпечення схоронності і більшої зручності при використанні "Вкладні аркуші" зберігаються окремо помісячно. В кінці календарного року або в разі потреби вони підшиваються по порядку. Загальна кількість аркушів за рік підтверджується підписами гл. бухгалтера і керівника організації. Після цього Книгу опечатують.

завершальні процедури

В кінці дня підводиться підсумок проведених за день операцій. Відповідальний співробітник виводить залишок готівки і передає звіт з відповідними паперами під розписку. Облік ведення касових операцій покладається на старшого службовця (гл. Бух-ра).

Здача готівки в обслуговуючу організацію

Активи можуть бути відправлені безпосередньо на р / с (рах. 51). Якщо готівка здається інкасатору, в ощадкасу або на поштове відділення для подальшого перерахування на розрахунковий рахунок, вона враховується на рах. 57 "Переклад в шляху". В якості підстави для віднесення сум до Д 57 виступає копія супровідної відомості на здачу активів інкасаторам, квитанція з поштового відділення і так далі. Списання з До 57 здійснюється відповідно до банківських виписок.

Оборот готівки в обслуговуючої організації

Облік касових операцій банку регламентується Положенням ЦБ РФ № 2-П зі змінами від 11.06.2004 р Основний оборот активів між організаціями і підприємствами здійснюється безготівковим шляхом. При цьому рахунки обліку касових операцій в обслуговуючій компанії можуть бути відкриті найрізноманітніші: розрахункові, поточні (для громадських організацій, філій), спеціальні (депозитні, акредитив, чеки), бюджетні і так далі. Рух активів, які зберігаються на р / с, відбивається на рах. 51. У дебет відносять надходження, а в кредит - зменшення (витрати). Положення ЦБ РФ визначає форми для безготівкових розрахунків. До них відносять:

• Платіжні доручення.
• Інкасо.
• Акредитив.
• Чеки.

Облік касових операцій банку здійснюється виключно на підставі відповідних розпоряджень, оформлених в електронному або паперовому вигляді. Дані папери надходять від:

• Платника - на списання активів зі свого р / с і надходження їх на р / с одержувача.
• Одержувача - на списання з рахунку платника на погашення зобов`язань.

Відкриття р / с

Підприємство обирає самостійно обслуговуючу організацію, може мати кілька рахунків у кількох або однієї компанії. Для відкриття р / с слід надати:

• Заява.
• Копії св-ва про реєстрацію підприємства та установчої документації, завірені нотаріусом.
• Довідки з податкової інспекції, органів статистики та позабюджетних фондів.
• Картки з відбитком печатки та зразками підписів, засвідчені нотаріусом.

Після того як будуть надані необхідні папери, підприємства і банк укладають договір на розрахунково-касове обслуговування. Відповідно, відкривається р / с з унікальним номером. З рахунку підприємства обслуговуюча організація здійснює оплату зобов`язань, доручень і витрат, виконувану безготівковим способом. Крім того, з р / с видається готівка на поточні потреби і оплату праці працівникам. Рух коштів в обслуговуючій організації відстежується по особовому рахунку.

Виписки з л / с

Вони періодично видаються банком підприємству. Виписка є папером обслуговуючої організації. У зв`язку з цим банк в ній показує збільшення і залишок по кредиту, а списання, відповідно, - по дебету. Р / с для підприємства виступає в якості активного рахунку. У зв`язку з цим збільшення необхідно відображати за Д 51, витрати - по До 51.

супровідні папери

До виписки додаються документи, що відображають зміст операцій. У них зазначаються підстави, відповідно до яких здійснювався рух активів на р / с. Виписка перевіряється бухгалтером. Співробітник в процесі підбирає до неї виправдувальні паперу. На полях виписки навпаки суми і в паперах вказується кореспонденція рахунків. Зараховані або списані помилково суми відображаються на рах. 76/2. Про неправильних записах бухгалтерія підприємства повинна поставити обслуговуючу організацію до відома не пізніше 10 діб з дня отримання виписки.

списання сум

Воно здійснюється за згодою власника розрахункового рахунку. Винятками є платежі, які стягуються безперечним чином. Підставами для них виступають рішення Арбітражного чи іншого суду, фінансових органів та інших уповноважених інстанцій. Списання здійснюється в календарній послідовності, тобто в міру надходження доручень власника рахунку або настання дати платежу. У разі відсутності достатньої кількості активів на р / с обслуговуюча організація поміщає неоплачені квитанції в особливу картотеку № 2.

календарна черговість

Вона встановлена в ст. 855 ГК. Списання проводиться в такому порядку:

• За виконавчим паперів, що передбачають видачу або перерахування активів для задоволення вимог про стягнення аліментів, а також відшкодування шкоди, заподіяної здоров`ю та життю.
• За документами, що передбачає витрату коштів для розрахунку з оплати праці та відрахувань вихідної допомоги з особами, зайнятими на підприємстві за трудовим договором (контрактом).
• За паперами, що передбачають платежі до ФСС, ФОМС, ПФР.
• За платіжними документами, що передбачають перерахування до позабюджетних і бюджетні фонди.
• за виконавчими листами, що містить інші фінансові вимоги.
• За іншим платіжним документам.

У кожної черги задоволення вимог здійснюється по календарної черговості надходження паперів.

Робота поза вузла головного офісу обслуговуючої організації

Керівником кредитної компанії визначається режим операційної каси і порядок передачі відомостей про вчинені фінансових процедурах. На розсуд начальника щодня здійснюється інкасування іноземної і рублевої готівки. Вона також може зберігатися в спеціальному сейфі. Його закриває касовий працівник і здає під охорону. Залишок готівки на кінець дня не повинен бути нижче суми, яка встановлена письмовим розпорядженням начальника кредитної організації.

підкріплення готівкою

Працівник операційної каси поза вузла банку становить письмову заявку. На підставі неї йому щодня видається аванс за умови щоденної здачі готівки в кредитну організацію. Підкріплення грошима може також здійснюватися в міру необхідності в разі зберігання засобів безпосередньо в касі поза вузла банку. Відображення рублевої готівки здійснюється на рах. 20207. В кінці дня працівник звіряє залишок коштів з сумами, які вказані в витратно-прибуткових паперах, і фактичним залишком або авансом на початок зміни. За результатами звірки складається зведена довідка про обороти. Вона засвідчується підписом касового працівника.

Важливий момент

Якщо готівка зберігається в операційній касі поза вузла банку, то працівник веде відповідну Книгу обліку цінностей (грошей). У неї записується загальна сума витрат і приходу за день, виводиться залишок на наступний за рах. 20207.

проведення

Готівка здається працівником операційної каси завідувачу вузлом кредитної компанії відповідно до прибутковими ордерами. При цьому здійснюється оформлення проводок:

• Д рах. 20207 "Каса кредитної організації".
• До рах. 20207 "Кошти операційних кас, розташованих поза приміщенням кредитної організації".

У разі якщо тривалість роботи в умовах щоденної інкасації не дозволяє здавати готівку протягом дня, вона здається в вечірню звітність або залишається на зберіганні в рамках відповідальності інкасаторів.

здача зміни

По завершенні операцій з готівкою та іншими цінностями працівники здають завідувачу касою всі наявні гроші разом з довідками і документами. Останній, приймаючи це, перевіряє:

• Засвідчені чи працівниками суми оборотів, які вказані в довідках про прийняту готівки і обсязі надійшли грошових документів, про видані активах і отриманих під звіт.
• Чи вірно виведені залишки. В даному випадку враховуються і записи в своїй книзі виданих та прийнятих цінностей.
• Чи відповідають сума і кількість зданих паперів відомостями в довідках, в тому числі від працівників відділень поза вузла кредитної організації.

Завідувач звіряє також суми, прийняті від касових працівників, з даними контрольних відомостей, роздруківок з банкоматів, облікового журналу прийнятих порожніх і містять цінності сумок. Відповідальний працівник розписується в довідках, в контрольних відомостях і журналах. Стрічки ККМ по платежах також засвідчуються підписом завідувача. Вони направляються операційного співробітнику разом з повідомленнями для складання прибутково-касового ордера. Повідомлення передаються підприємствам, на чиї р / с надходять платежі. Після закінчення звірки завідувач виводить загальну суму витрат і приходу за день і визначає залишок готівки для операційної каси кредитної організації, залишок інших цінностей на наступний день.