Як бути хорошим офіс-менеджером

Хороший офіс-менеджер презентабельно виглядає - він охайний, зібраний, акуратно причесаний. Доброзичливість і комунікабельність вважаються основними і обов`язковими особистісними характеристиками офіс-менеджерів. Робота цілих відділів і підрозділів залежить від його ділових якостей - хороший співробітник повинен поєднувати в собі адміністративні навички і загальну обізнаність, йому належить завжди бути в курсі подій. Координуючи роботу офісу, адміністратор несе відповідальність за призначення зустрічей, зборів, організацію забезпечення офісу канцелярським приладдям та іншими витратними матеріалами.

Посада секретаря або адміністратора офісу може стати першою сходинкою на шляху до кар`єрних вершин, тому необхідно подбати про хороше старті. Чим якісніше ви будете виконувати свої обов`язки, тим більше шансів на те, що ваш кар`єрний ріст буде вдалим і стрімким. Поступово заявляйте про себе, проявляючи ініціативу і вносячи слушні пропозиції - ваші старання і причетність до спільної справи неодмінно будуть відзначені керівництвом.

Офіс-менеджер першим зустрічає відвідувачів, тому вважається особою компанії, її візитною карткою. Щоб перше враження було сприятливим, адміністратор повинен заручитися підтримкою гостей, а саме - бути ввічливим, коректним і тактовним, завжди привітно усміхатися і дотримуватися субординації. Одягатися слід виключно в діловому стилі, те саме стосується зачіски і макіяжу.

З професійних якостей важливо вміння звертатися з офісною технікою - приймати і переводити дзвінки, працювати з факсом, копіром, принтером і т.д. Комп`ютерна грамотність та при необхідності оволодіння спеціалізованими програмами також вважається основною вимогою до секретаря офісу. Офіс-менеджер не може дозволити собі спізнюватися - він повинен приходити трохи раніше, щоб встигнути підготувати потрібну інформацію до приходу начальника і забезпечити безперебійну роботу офісу. Ніяких конфліктів з клієнтами, колегами або керівництвом - адміністратор повинен вести себе стримано, завжди чемно і вирішувати спірні питання конструктивно.

Робота офіс-менеджера важка і емоційно важка - протягом дня вам доводиться приймати сотні дзвінків, зустрічати клієнтів, вирішувати поточні завдання. Все це вимагає граничної концентрації, вміння ранжувати справи за ступенем терміновості і важливості, зосередження на основних завданнях.