База даних субд access

СУБД - абревіатура, що розшифровується як "система управління базами даних". СУБД використовується для роботи багатьох користувачів з базами даних, які, в свою чергу, допомагають зберігати, систематизувати, класифікувати і контролювати інформацію. Системи управління БД поділяються на види за ознакою типів моделей даних, які ними підтримуються. Найбільш практичний реляційний вид, оскільки такі системи прості у використанні і надають багато можливостей для розробників. До нього, в числі інших, відноситься СУБД Access.

Загальні відомості

Реляційна СУБД Microsoft Access працює, відповідно, з базами даних. У загальному вигляді це означає безліч взаємопов`язаних таблиць, кожна з яких містить дані свого типу.

СУБД MS Access входить до складу програмного забезпечення Microsoft Office.

можливості

СУБД Access надає користувачеві наступні можливості:

• створювати бази даних;

• додавати нову інформацію в створені БД;

• оновлювати або яким-небудь ще чином змінювати дані в БД;

• видаляти наявну інформацію з БД;

• здійснювати перегляд даних у вигляді звітів, форм, різних вибірок та запитів;

• організація даних за допомогою сортування та / або класифікації інформації;

• загальний доступ до таблиць і даними при використанні звітів, електронних листів, Інтернету і / або локальної мережі;

• здійснення різних видів зв`язків між таблицями;

• створення кнопкових форм і призначених для користувача інтерфейсів управління базою даних всередині СУБД.

Структурні елементи БД

Кожна таблиця бази даних має рядки, що включають дані про об`єкти, а також стовпці, завдання яких - визначити характеристику їх же. Інша назва рядків - записи, що складаються з полів, які заповнюються даними. Поле обов`язково повинно мати тип даних (числовий, текстової, дата, МЕМО і т. Д.). Всі записи в таблиці містять однаково певні, але по-різному заповнені інформацією поля.

властивості полів

Поля в СУБД MS Access задають структуру бази даних, а також задають властивості даними з осередків записів.

Основні властивості такі:

• Ім`я поля. Зазвичай задають заголовки стовпчиках, тобто називають характеристику об`єкта. Також на ім`я поля до нього можна звертатися за інформацією при виконанні автоматичних операцій з БД.

• Тип даних. Задає відповідний властивість, визначає, який тип може бути записаний в клітинку.

• Розмір. Встановлює максимальну довжину записуваних даних. Це властивість не обов`язково використовувати, хоча воно і спрощує роботу, накладаючи обмеження на користувача БД.

• Формат. Форматує дані поля.

• Підпис. Виконує ту ж функцію, що і ім`я - озаглавлівая характеристику. Якщо підпис не вказувати, заголовком буде служити перший пункт. Другий можливістю Імені - зверненням до нього з БД - підпис не має.

• Обов`язкове поле. Якщо поставити галочку навпроти цього властивості, залишити осередок незаповненою буде не можна. Для ключових полів це властивість включено за замовчуванням.

типи даних

Поля баз даних в Microsoft Access можуть мати такі типи даних, як:

• текстовий. Найпростіший тип поля. Незважаючи на назву, може містити як літери, так і цифри, символи та інше. Тому обмеження має тільки по довжині - не більше 255 символів. Зручно для використання, а то й потрібно подальших розрахунків між осередками, тому, якщо в поле вводяться тільки числа, краще використовувати відповідний йому тип.

• Поле МЕМО. Той же текстовий тип, який зберігає великі обсяги інформації (до 64 кбайт, тобто до 64 тисяч символів). Через цю характеристики МЕМО не може бути використаний в якості ключа або індексу.

• числовий. Цифрове поле, що має підтипи, вибір яких залежить від бажаної точності обчислень і т. Д. До 8 байт або 16 - для кодів реплікації.

• Лічильник. Поле, яке не потребує заповнення - значення (числа за зростанням), автоматично заноситься в таблицю, дозволяючи даними в осередках залишатися унікальними. Простіше кажучи, лічильник нумерує записи в базі даних. Зручно використовувати в якості ключа 4 байта, 16 - для кодів реплікації.

• логічний. Використовується тільки для значення - 0 (немає) і мінус 1 (так). Можна налаштувати різні варіанти запису - галочка або вибір вручну (розмір - 1 байт).

• Дата час. Назва типу даних говорить сама за себе. Висновок в поле даних можливий в семи різних форматах. 8 байт.

• Грошовий. Визначає значення валют. Даний тип даних з`явився для запобігання округлення в обчисленнях. Також 8 байт.

• Поле об`єкта OLE. Приймає об`єкти різних форматів - графічні, аудіо та т. Д. Розмір - до одного гігабайта.

• Гіперпосилання. Адреси інтернет-сторінок, сайтів. До 64 тис. Символів.

• Майстер підстановок. Заздалегідь передбачає пов`язані таблиці. Дозволяє вибрати значення з іншої таблиці або з поля зі списком. При цьому тип обраного значення встановлюється автоматично. Має розмір первинного ключа. Не більше 4 байт.

ключі

Бази даних СУБД MS Access мають в таблицях одне головне - ключове - поле. За замовчуванням воно, як уже було сказано, обов`язково до заповнення. Крім того, на нього накладається необхідність бути унікальним, що означає, що вже введене значення в ключовому полі не можна буде ввести в ключовому полі іншому записі цієї ж таблиці. При необхідності можна додати додаткове ключове поле, з менш суворими правилами - унікальність вибирається розробником БД. За допомогою ключових полів здійснюють зв`язку між таблицями бази даних.

Ключі поділяються на:

• 
  

  первинні (основні) - безпосередньо сама зв`язок;

• вторинні (зовнішні) - спосіб зв`язку.

табличні зв`язку

База даних СУБД Access може містити таблиці, які взаємодіють між собою. Для цього використовуються зв`язку, які бувають наступних видів:

• Один до одного. Це означає, що кожного запису з першої зв`язаної таблиці відповідає один запис із другої.

• Один до багатьох. Кожного запису з першої таблиці відповідає декілька (дві або більше) з другої.

• Багато до одного. Безліч записів з першої таблиці пов`язані з однією з другої.

• Багато до багатьох. Безлічі записів першої таблиці відповідає безліч другий.

Обмеження на імена

Microsoft Access ставить обмеження на імена полів і елементів управління, вони ж діють і на об`єкти СУБД Access:

• ім`я не повинно містити більше 64 символів;

• не можна використовувати точку, знак оклику, надрядковий символ або квадратні дужки;

• ім`я не може починатися з пробілу;

• не можна використовувати в імені керуючі символи (коди з 0 до 31 в ASCII);

• ім`я не може включати прямі лапки.

об`єкти

Об`єкти СУБД MS Access є призначений для користувача інтерфейс бази даних. Він дозволяє безпосередньо управляти нею і її даними.

таблиці

Основний об`єкт, про який вже не раз згадувалося в цій статті. Вони задають структуру всієї бази даних. У них зберігаються дані, які можна змінювати, видаляти або додавати. Таблиці можуть бути взаємопов`язані. На основі цього об`єкта будуються всі інші, за допомогою них же проводяться і основні операції з даними.

запити

Дозволяють обробляти дані з таблиць. Запит може бути вибіркою по будь-якою ознакою з однієї або декількох таблиць, також за допомогою нього можна сортувати або фільтрувати інформацію, аналізувати дані, отримувати і надавати користувачеві в зручному вигляді. Результатом роботи запиту стає тимчасова нова таблиця.

форми

Використовуються як засіб для введення нової інформації в таблицю. Перевагою форм стає їх зручний для користувача вигляд - розробник може використовувати макет форми або створити абсолютно нову. На цей об`єкт можна помістити кнопки, перемикачі та багато іншого. У числі інших особливу увагу привертає до себе кнопкова форма, що представляє собою модифікований диспетчер задач, що складається користувачем "під себе". На неї можна помістити основні функції роботи з базою даних - вхід, вихід, заповнення таблиць, перегляд даних. Звичайні форми можна також включити в кнопкову.

Звіти

Представляють кінцевий результат роботи. Призначені для подальшого друку, тому мають відповідний форматуванням. Дозволяють робити вибірки і угруповання. Наочно відображають інформацію, закладену в базі даних.

Технологія роботи з СУБД Access

Розробка СУБД в Access виконується за допомогою наступних пунктів:

• Визначити мета розробки бази даних. Необхідно визначити призначення, дізнатися, в якому напрямку рухатися - як припускають використовувати базу даних, які результати хочуть отримати, які функції повинні бути реалізовані.

• Визначити приблизну кількість таблиць в базі даних - інформацію необхідно систематизувати і "розкласти все по поличках". Не слід додавати занадто багато полів в одну таблицю: краще розподілити дані на дві і зв`язати їх. Кожна таблиця повинна містити тільки одну тему.

• Визначити всі поля та їх типи даних в таблицях. Дані в осередках повинні відповідати типам, щоб надалі не виникло проблем з обчисленнями, угрупованням і сортуванням.

• Визначити співвідношення таблиці-поля.

• Позначити первинні і (при необхідності) вторинні ключі в таблицях.

• Побудувати схему даних для БД, що відбиває зв`язки між таблицями. Максимізувати взаємодія між даними за допомогою цих зв`язків.

• Удосконалити структуру, наочно подивившись на всю наявну інформацію і її можливу систематизацію.

• Скористатися аналізом самого Access для чергової перевірки.

Створення СУБД у Access можливо двома способами:

• використовувати майстра БД для створення необхідних об`єктів;

• створити порожню БД, доповнюючи її новими об`єктами самостійно.

MS Access дозволяє розширити базу даних вже після її створення, але основну структуру необхідно продумати заздалегідь: такі речі, як типи даних, згодом, особливо після заповнення таблиці, поміняти буде неможливо.

Продуману схему даних можна реалізувати за допомогою відповідної вкладки в СУБД. Кожен з видів зв`язку наочно показується в Access. Зв`язки можна видозмінювати або навіть видаляти.