Як скласти графік

Графік відпусток необхідно складати, спираючись в першу чергу на Трудовий Кодекс і особливості виробничого процесу. Потрібно врахувати і побажання співробітників. В першу чергу це стосується працівників, які мають пільги - подружжя військовослужбовців, вагітних жінок, чоловіків, дружини яких перебувають у відпустці по догляду за дитиною і представників деяких інших категорій. Опитати необхідно і інших співробітників.

У невеликому трудовому колективі можна скласти загальний графік. Якщо ж на підприємстві кілька підрозділів, до того ж виконують різні функції, то зручніше складати такі графіки в кожному відділі або управлінні. Створенням проекту графіка займаються керівники підрозділів, оскільки саме вони обіцяли забезпечувати безперервність виробничого процесу. У проекті приблизно вказується час відпустки кожного співробітника.

Подумайте про те, як забезпечити безперервність виробничого процесу. Необхідно рівномірно розподілити відпустки, щоб була можливість передати функції відпочиваючого співробітника комусь іншому. Зручніше складати попередні графіки по невеликих групах, а не тільки по великих підрозділам. Подбайте про те, щоб на час відпочинку одного з працівників в групі залишалося кілька інших. Керівник і заступник НЕ дожни брати відпустку в один і той же час. Після того, як ви врахуєте всі ці моменти, зведіть групові графіки в один документ.

Можуть бути й інші тонкощі. Наприклад, працівник суміщає дві різні посади. У цьому випадку потрібно подбати, щоб на підприємстві в цей час залишалися люди, здатні виконати і ті, і інші функції. При цьому не варто розраховувати на співробітників, що мають право піти у відпустку поза графіком. Якраз навпаки, необхідно розрахувати відпустки інших так, щоб вони в будь-який момент могли замінити пільговика.

Передайте проект графіка відпусток у відділ кадрів. Його співробітники повинні скорегувати документ, оскільки саме у них знаходяться всі дані про пільгові категорії, про відпускний стажі, відпустки за свій рахунок і т.д. Все це може вплинути як на час чергової відпустки, так і на його тривалість. Наприклад, якщо працівник брав відпустку за свій рахунок більше, ніж на два тижні, кінець робочого року для нього зсувається на кількість днів, що перевищує 14. Якщо стаж протягом року не переривався, то працівник має право відпочити не менше 28 днів. При наявності перерв відпустку пропорційно зменшується.

Після коригування обговоріть проект з співробітниками і вищим керівництвом. Можливо, буде потрібно внести ще якісь зміни. Потім перенесіть всі дані в стандартну форму Т-7. Вона затверджена 5 січня 2004 року. Співробітники відділу кадрів заповнюють перші шість граф. Інші дані вносяться протягом року. Дані в графу 7 вносяться після того, як працівник повертається, а в 8 і 9 - тільки в тому випадку, якщо відпустка переносився. Внести необхідно все відпустки, які працівник має право, в тому числі навчальні, додаткові і т.д.

Документ повинен підписати начальник відділу кадрів. Потім графік відправляється на затвердження керівнику підприємства або іншій уповноваженій особі. У компанії, де є профспілкова організація, графік відпусток узгоджується з її головою. У шаблоні форми відповідна графа передбачена. Однак профкоми є далеко не скрізь. Якщо його немає, то в цій графі вказується на його відсутність.

Затверджений графік доведіть до відома всіх співробітників. Найкраще ознайомити з ним під розписку. У стандартній формі відповідної графи немає, проте подібні доповнення допускаються. Можна додати графу «З графіком відпусток ознайомлений».

Іноді в графік відпусток доводиться вносити коригування. Наприклад, якщо співробітник влаштувався на роботу вже після затвердження графіка. Можуть бути й інші ситуації - комусь довелося продовжити відпустку, кого-то відкликають в зв`язку з виробничою необхідністю. Трудовим Кодексом цей момент не регламентований, проте на великих підприємствах зручніше вносити такі зміни.