Накази з основної діяльності - обов'язковий елемент документообігу організації

Кожна організація зобов`язана вести накази по особовому складу, відпусток, відряджень, а також накази по основній діяльності. Всі вони мають затверджену уніфіковану форму і є обов`язковими в загальному документообігу.

призначення наказів

"Накази з основної діяльності призначені для впорядкування роботи організації за допомогою здійснення документального оформлення контролю над виконанням поставлених завдань. Їх формулювання може бути найрізноманітнішою. Вона пов`язана, наприклад, з покладанням певних обов`язків на співробітника, відкриттям доступу до інформаційного ресурсу, створенням інвентаризаційної комісії і т.д. У деяких організаціях накази про дисциплінарні стягнення відносять не до особового складу, а до основної діяльності.

Основні етапи видання наказів

"Існує стандартний алгоритм видання даних наказів:

- Перший етап - підготовка проекту наказу. Як правило, цей обов`язок закріплюється за керівником структурного підрозділу (відділу, сектору). Подібний підхід є найбільш прийнятним у зв`язку з тим, що саме керівник, наприклад, відділу, володіє максимальним обсягом інформації по підвідомчому підрозділу. Особливо це актуально для організацій з великим штатом співробітників, де накази по основній діяльності підприємства незамінні.

- Другий етап - узгодження проекту наказу. В ідеалі документ обговорюється, коригується або доповнюється з куратором напрямку діяльності, яким може бути заступник директора. І лише після цього остаточний варіант видається безпосередньому керівнику організації.

- Третій етап - друк схваленого варіанта документа на фірмовому бланку. Стандартний бланк обов`язково включає в себе наступні елементи:

- «Шапка» з логотипом і повним найменуванням організації.

- Номер і дата видання наказу.

- «Тіло» документа складається з назви наказу, преамбули, слова «наказую» і пунктів, що відображають суть документа, а також закріплюють контроль над виконанням. У правому нижньому кутку вказується ПІБ виконавця і контактні телефон.

фірмові бланки

"Вони є документами суворої звітності, кожен має свій реєстраційний номер. У разі їх псування створюється комісія, яка підтверджує факт їх знищення. Накази з основної діяльності обов`язково реєструються в спеціальному журналі, який попередньо прошнурований, пронумерований та скріплений печаткою і підписом директора підприємства.

Далі з наказом, підписаним керівником, знайомляться під розпис всі співробітники, прізвища та посади яких в ньому фігурують. Якщо співробітник по тій або іншій причині відмовляється письмово зафіксувати процес ознайомлення, то складається відповідний акт.

Очевидна важливість наказів

"Накази з основної діяльності підшиваються в загальну папку відповідальною особою (як правило, це секретар), а їх копії надаються до відповідних підрозділів для виконання. Термін зберігання даних наказів встановлюється внутрішніми нормативними документами організації і варіюється від 3 до 10 років. В організаціях з невеликим штатом працівників алгоритм роботи з даним видом наказів може бути трохи спрощений. Напевно накази по основній діяльності ДНЗ мають свої тонкощі. Але функція контролю над досягненням поставлених цілей залишається основоположною. Правильна організація роботи підприємства залежить від грамотної постановки задач, термінів їх виконання і своєчасного контролю.