Як прошивати справи

Документи з листами формату А4 підколюються на обкладинку, яка пізніше заповнюється відповідним чином, в чотири проколи. Їх потрібно робити акуратно, не зачіпаючи текст документа, ліворуч вертикально. Проколи можна зробити шилом, великим діркопробивачем або використовувати для цієї мети спеціальний палітурний верстат. При підготовці документів до зшивання слід видалити з них все металеві скріплення - скоби, скріпки, шпильки.

Документи прошиваються міцною ниткою, складеної вдвічі, - для надійності. Або використовуйте банківський шпагат, який має ряд переваг: висока міцність, чудові еластичні властивості і здатність не вбирати вологу. Кінці нитки випускаються з центрального отвору на зворотному боці останнього аркуша справи і зав`язуються на вузол.

Слід пронумерувати сторінки справи. Нумерація проводиться у верхньому правому кутку сторінки, краще робити це кульковою ручкою, щоб надалі ні в кого не було можливості вилучити або підмінити лист справи. На початку томи повинна міститися опис документів - це щось на зразок змісту, куди вноситься коротка назва документа і номер сторінки в томі.

Наступний етап - опечатати справу наклейкою, в якій буде вказано, скільки документів і на скількох аркушах містяться в справі, а також тут повинна стояти підпис працівника, який здійснював опис і зшивав справу. Зазвичай наклейка буває розміром 4 5 см і кріпиться канцелярським клеєм на останній сторінці томи до вузла так, щоб з-під неї було видно кінці нитки. Після здійснення даної процедури на наклейку ставиться печатка, яка повинна заходити на аркуш паперу - це послужить доказом того, що ця справа не розшивати і знаходиться в первозданному вигляді.